Vai regressar ao escritório em 2025? Eis o que vai precisar

Uh-oh. It seems like the days of working remotely, whether full time or on a hybrid schedule, are coming to an end. 

No início deste outono, duas grandes empresas, a Amazon e a Dell, anunciaram que os seus empregados têm de trabalhar a tempo inteiro no escritório.

Os empregados estão prontos para regressar?

Esta mudança marca uma transição significativa de volta às rotinas de trabalho anteriores à pandemia e levanta questões sobre se outras empresas poderão seguir o exemplo. Para os empregados, preparar-se para esta mudança envolve mais do que apenas ajustar os seus horários - significa também equipar-se com o material de escritório correto para garantir uma transição suave.

O efeito de arrastamento dos líderes do sector

A decisão da Amazon e da Dell de trazer os empregados de volta ao escritório a tempo inteiro é suscetível de influenciar outras empresas que estejam a ponderar medidas semelhantes. Estes líderes da indústria citam várias razões para esta mudança, incluindo uma maior colaboração, uma melhor dinâmica de equipa e as trocas criativas espontâneas que ocorrem mais naturalmente em pessoa. À medida que estes gigantes estabelecem o padrão, as empresas mais pequenas podem também reconsiderar as suas políticas de trabalho remoto para promover um ambiente de trabalho mais coeso e dinâmico.

Mas, com os empregados a trabalhar a partir de casa durante tanto tempo, a verdadeira questão é: os escritórios estão preparados para o regresso dos empregados? 

Pode parecer uma pergunta estranha, mas é uma pergunta real. Será que estes escritórios anteriormente abandonados estão equipados com todo o equipamento de que os empregados necessitam para que tudo corra bem quando regressarem? Podem não estar. 

Então, o que é que os escritórios precisam? 

Regressar ao escritório a tempo inteiro: O que é necessário.

Se trabalha em Contas a Pagar, Folhas de Pagamento, Recursos Humanos, no sector bancário ou em qualquer outro departamento que exija que você e a sua equipa imprimam cheques ou enviem facturas e documentos física ou digitalmente, terá de se certificar de que o seu equipamento de escritório está atualizado, cumpre as normas bancárias e é o mais seguro possível. 

Software de impressão e emissão de cheques online

Se imprime cheques a partir do seu escritório, tem de se certificar de que o software que você e a sua equipa estão a utilizar está atualizado para o seu regresso. A maioria das aplicações locais podem estar desactualizadas se não tiverem sido cuidadas desde o êxodo em massa dos ambientes de escritório. É necessário que a sua solução de impressão de cheques seja baseada na nuvem, com fácil integração no seu atual sistema ERP. Os sistemas baseados na nuvem, como o TROY AssurePay Check, são escaláveis em todos os locais do escritório e actualizam-se automaticamente para os servidores e tecnologia mais recentes, para que não tenha de se preocupar com a manutenção no local. 

Com o AssurePay Check, pode facilmente carregar ficheiros completos em lote, adicionar assinaturas digitais e logótipos da empresa aos seus cheques, pré-visualizar e enviar para o banco para teste, tudo numa única passagem. Assista a uma demonstração completa do software aqui. 

Stock de cheques em branco

O melhor e mais seguro tipo de talão de cheques a utilizar por empresas e bancos de todas as dimensões é o talão de cheques em branco, que vem exatamente como parece - completamente em branco, sem qualquer informação pré-impressa sobre a contabilidade ou os números de encaminhamento. O talão de cheques em branco é uma solução mais dinâmica, económica e resistente à fraude do que o talão pré-impresso. O talão pré-impresso vem com as informações da sua conta bancária já impressas no papel, o que causa problemas de fraude interna e externa com cheques. Pode ler mais sobre o stock de cheques em branco e o stock de cheques pré-impressos na nossa publicação do blogue "Know The Difference" aqui.  

MICR Toner

Se é um profissional de contabilidade ou bancário, o MICR é provavelmente algo com que está muito familiarizado. Mas se precisar de uma atualização, MICR, ou Magnetic Ink Character Recognition (reconhecimento de caracteres de tinta magnética), é um tipo de toner magnético que permite a leitura e o processamento de cheques por máquinas, em vez de manualmente.

O MICR é um requisito da Associação Bancária Americana e já o é há algum tempo. Embora o mundo tenha mudado e a maioria das empresas tenha opções totalmente remotas, poderá estar a perguntar-se"O MICR ainda é um requisito em 2024 e sê-lo-á em 2025? A resposta é sim, o MICR continua a ser um requisito, pelo que a implementação do MICR no seu conjunto de impressão de cheques em casa é essencial. 
 

No entanto, a segurança também é essencial para a impressão de cheques, e o toner e a tinta MICR padrão não são resistentes a ataques de fraude comuns, como a lavagem de cheques - um problema que só está a aumentar.A lavagem de cheques é um processo em que os criminosos lavam informações, incluindo o montante, o nome do beneficiário, os números bancários e de encaminhamento, etc. É por isso que é importante imprimir com Toner MICR seguro, o toner MICR patenteado da TROY que liberta um corante vermelho sempre que é tentado qualquer tipo de lavagem de cheques; arruinando o cheque e alertando os bancos para a fraude. Se um cheque não for impresso com o MICR Toner Secure da TROY, não tem a proteção necessária para evitar a lavagem de cheques.

Impressora MICR de secretária

Provavelmente, o seu escritório tem impressoras, mas há quanto tempo as utiliza? As impressoras mais antigas, ou antigas, que não estão actualizadas com o firmware e hardware mais recentes, não só são difíceis de utilizar, como podem causar violações de segurança. As impressoras desactualizadas podem ser portas de entrada na rede da sua empresa, uma vez que são fáceis de piratear. Isto é especialmente importante para a impressão de cheques, em que os números de conta e as assinaturas dos clientes são impressos de forma consistente. Se as impressoras do seu escritório se enquadram nesta categoria, as impressoras MICR HP da TROY são a opção perfeita para atualizar.

TROY pega numa impressora HP standard e melhora-a com caraterísticas de segurança especificamente concebidas para a impressão de cheques. Já actualizadas com a assinatura Wolf Security da HP, as impressoras MICR da TROY podem imprimir linhas MICR (números de contabilidade e de encaminhamento) e tipos de letra no seu posicionamento exato e também possuem tecnologia de deteção de toner e bloqueios de tabuleiro para maior segurança.

Equipamento para correio

Agora, passemos à parte do envio. Depois de os cheques serem impressos, terão de ser colocados e selados nos envelopes e enviados para os devidos destinatários. Com os constantes aumentos das taxas de franquia e a obrigatoriedade de conformidade com o IMI para todos os contadores de franquia até ao final de 2024, é possível que nem sequer consiga encher o seu contador de franquia com fundos. É importante manter-se atualizado, e a melhor forma de o fazer é atualizar para um medidor de portes SendPro da Pitney Bowes em conformidade com o IMI , um dispositivo elegante e economizador de espaço baseado na nuvem que se actualiza automaticamente para os custos de portes mais recentes, para que pague sempre o montante correto. Para além disso, poupa-lhe tempo de ir aos correios. 

TROY está do vosso lado

Regressar ao escritório pode parecer esmagador, mas com as soluções completas da TROY para o escritório pode tornar toda a transição fácil e segura, sem ter de gastar muito dinheiro ou necessitar de actualizações nos próximos anos. Entre software de impressão de cheques seguro, stock de cheques em branco, MICR Toner Secure, impressoras MICR de secretária e equipamento de correio atualizado, o seu escritório estará a funcionar como uma máquina bem oleada. 

Comece a navegar na nossa loja para ver quais as opções mais adequadas para si.