O que é a segurança dos documentos? 

Com que frequência partilha documentos pessoais?

O nosso palpite é que é frequentemente. Quer esteja a começar um novo cargo numa empresa, a obter a sua certidão de casamento ou a fazer os seus impostos online - as suas informações pessoais estão a ser partilhadas, quer seja fisicamente ou através da nuvem.

Partilhar documentos através da nuvem pode ser enervante, mas, ao mesmo tempo, também o é partilhar documentos impressos. Os criminosos estão a utilizar tecnologia nova e avançada para cometer fraudes, e é cada vez mais fácil fazê-lo. Com tudo isto em mente, com que frequência pensamos na segurança dos documentos?

A segurança dos documentos é especialmente importante para as empresas e agências governamentais que lidam diariamente com grandes quantidades de informação sensível. Estas organizações precisam de dar prioridade a medidas fortes para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados, agora mais do que nunca.

O que é a segurança dos documentos?

A segurança dos documentos envolve a implementação de medidas para salvaguardar informações sensíveis contidas em documentos físicos e digitais. Isto engloba uma série de medidas de proteção, tais como encriptação, controlos de acesso e protocolos de autenticação. À medida que a tecnologia evolui, o mesmo acontece com os métodos e ferramentas disponíveis para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados críticos.

Qual é o risco sem a segurança dos documentos?

Muitas organizações estão a transferir os seus dados e documentos para a nuvem. Isto permite uma partilha mais rápida através de nuvens públicas e privadas. Também permite a partilha em ambientes locais. Embora a partilha rápida na nuvem seja eficiente, pode aumentar o número de potenciais utilizadores que têm acesso.

Para além da fraude de documentos digitais, a fraude de documentos físicos está de volta. Os autores de fraudes estão a recorrer a velhos truques como a falsificação e a contrafação. As pessoas utilizam produtos químicos ou ferramentas de edição de imagem como o Photoshop para roubar e alterar registos. Fazem-no para criar extractos bancários, bilhetes de identidade, declarações de impostos e outros documentos falsos.

Alguns documentos emitidos pelo governo, como as certidões de nascimento, podem ser muito arriscados se forem obtidos por um criminoso. São como portas para as suas informações pessoais, utilizadas para aceder a outros ficheiros, contas bancárias e contas de correio eletrónico.

Estes tipos de alterações podem ser difíceis de detetar, o que mostra por que razão a fraude documental aumentou 79% em 2022.

Com a quantidade de dados e informações sensíveis que as empresas e as agências governamentais produzem a aumentar todos os anos, é extremamente importante dispor de medidas de segurança robustas para documentos físicos e digitais. 

Caraterísticas comuns da segurança de documentos

• Marca de água: As marcas de água incorporadas em documentos impressos funcionam como um elemento de dissuasão e autenticação visível. Os personalizadores podem adicionar logótipos ou texto para dificultar a reprodução por parte dos falsificadores.
  
  

• Elementos invioláveis: A adição de elementos invioláveis a um documento proporciona segurança adicional, mostrando se foi adulterado. Estas caraterísticas podem incluir tintas especiais, elementos holográficos ou perfurações.
  
  

• Impressão segura: A impressão segura utiliza filas de espera encriptadas e controlos de acesso para garantir que apenas o pessoal autorizado pode imprimir documentos sensíveis.

A importância da segurança dos documentos para as empresas e agências governamentais

• Confidencialidade e confiança: As empresas e as agências governamentais lidam frequentemente com informações confidenciais e classificadas. Garantir a segurança dos dados confidenciais é crucial para manter a confiança dos clientes, das partes interessadas e dos cidadãos.

• Requisitos de conformidade: Muitas indústrias estão sujeitas a requisitos regulamentares rigorosos relativamente ao manuseamento e armazenamento de informações sensíveis. A não conformidade pode levar a consequências legais graves e prejudicar a reputação de uma organização.

• Proteção da propriedade intelectual: As empresas investem fortemente em investigação e desenvolvimento. A segurança dos documentos é vital para proteger a propriedade intelectual e as informações proprietárias contra o acesso não autorizado ou roubo.

Como as soluções de segurança de documentos da TROY podem ajudar

A TROY, líder em soluções de segurança de documentos, oferece produtos inovadores concebidos para melhorar a proteção de documentos impressos e digitais.


SecureDocs Sentry: O software SecureDocs Sentry da TROY fornece um nível avançado de segurança de documentos através de recursos como serialização, microimpressão, código de barras, marcas d'água e muito mais, em qualquer documento. Isto significa certidões de nascimento, extractos bancários, registos fiscais, registos académicos, cartas de condução, etc.


O SecureDocs Sentry protege tanto os documentos impressos como os digitais. Combinando o SecureDocs Sentry com as impressoras e tintas UV da TROY, pode imprimir a segurança que criou para o seu documento, para que o roubo, a alteração e a contrafação deixem de ser uma preocupação.

Outros produtos de segurança de documentos da TROY:

Toner resistente a fraudes: Para documentos impressos, o toner resistente à fraude da TROY foi concebido para resistir a tentativas de alteração ou reprodução. Esta tecnologia acrescenta uma camada de defesa contra actividades fraudulentas, tais como a alteração química por sangramento do vermelho, uma preocupação predominante em vários sectores.


Tintas e toners de segurança TROY: As tintas e toners de segurança patenteados acrescentam uma camada oculta de segurança aos seus documentos de elevado valor. Facilite a autenticação e dificulte a contrafação, adicionando camadas de segurança abertas e encobertas que fluorescem a azul com a luz de verificação UV correta.


Impressoras UV TROY: As impressoras HP com tecnologia UV da TROY podem imprimir em papel as marcas de água UV dinâmicas criadas no seu modelo SecureDocs Sentry.

A importância da segurança dos documentos não pode ser subestimada no atual panorama orientado para os dados. As empresas e as agências governamentais devem adotar soluções abrangentes para mitigar os riscos e proteger as informações sensíveis. O compromisso da TROY com a inovação, exemplificado pelo toner resistente à fraude e pelo software SecureDocs Sentry, posiciona-a como um aliado fiável na batalha contínua contra as violações de dados e o acesso não autorizado. A adoção destas soluções não é apenas uma medida proactiva; é um investimento estratégico na resiliência e longevidade de qualquer organização.