5 Vantagens de uma máquina de inserção de pastas

Conheça o Mark, um gestor do departamento de Contas a Pagar que está a gerir as responsabilidades financeiras de uma empresa em crescimento. À medida que a empresa se expande, também aumenta o volume de cheques emitidos que Mark e a sua equipa têm de enviar regularmente.  

A equipa de Mark costumava ser capaz de lidar com o processo de envio de correio com facilidade - dobrar, inserir e enviar demorava apenas cerca de uma hora. No entanto, à medida que a sua empresa vai aceitando novos clientes e fornecedores, a tarefa, outrora fácil, passou a consumir 2 a 3 horas do seu dia de trabalho.  

Desafios da correspondência de contas a pagar 

A equipa de contas a pagar da Mark é um grupo dedicado que gere o coração financeiro da empresa. No entanto, depararam-se com um desafio assustador. A quantidade crescente de correio enviado significava que a tarefa de rotina, outrora simples, se tinha tornado numa maratona de trabalho intensivo.O processamento manual do correio demora cerca de 12 segundos a dobrar, inserir e selar, ou seja, 300 envelopes por hora. Se o volume de correio for elevado, este valor pode ser muito elevado.
 

Como a equipa passava horas a dobrar e a inserir manualmente cheques em envelopes, encontrou formas de tornar a tarefa divertida para si própria. Decidiram transformar cada sessão de inserção e envio numa festa de pizza. Embora isto tenha tornado a tarefa suportável, a festa trouxe mais distracções e conversas paralelas, o que levou a um aumento dos erros de envio.

A empresa de Mark estava a ser multada porque alguns cheques estavam a ser enviados para os clientes errados, o que violava a privacidade dos clientes. Mark estava a ser pressionado pelos superiores hierárquicos.  

Não só os erros estavam a aumentar, como também as 2-3 horas passadas a inserir se transformaram em eventos de 3 a 4 horas, e as principais responsabilidades e iniciativas estratégicas da equipa começaram a ficar para trás.  

Mark quer que a sua equipa se mantenha produtiva, mas o envio de cheques é uma parte importante do seu departamento - de que outra forma o fariam?  

Introdução às máquinas de inserção automática de pastas

Apercebendo-se de que o status quo era demasiado difícil de gerir, Mark decidiu encontrar uma forma melhor. Em vez de contratar mais pessoal, fez a sua pesquisa. Mark pesquisou no Google por "insersor automático de pastas" e o que encontrou pareceu-lhe um presente dos céus.  

A Pitney Bowes Relay Folder Inser ter é um sinal de esperança para Mark e a sua equipa. Esta tecnologia de ponta prometia automatizar o laborioso processo de dobrar e inserir documentos em envelopes, simplificando potencialmente o seu fluxo de trabalho. 

O que é uma máquina de inserção de pastas da Pitney Bowes? 

A Pitney Bowes é um fornecedor líder no sector do correio e dos serviços postais, inovando soluções há mais de 100 anos. As suas soluções incluem não só máquinas de dobragem e inserção, mas também medidores de franquia, abridores automáticos de cartas, software de endereçamento e muito mais. Como parceiro comercial oficial da Pitney Bowes, a TROY tem o prazer de oferecer estes produtos únicos juntamente com o nosso catálogo de soluções de segurança anti-fraude.

A máquina de inserção de pastas Relay da Pitney Bowes dobra, insere e sela envelopes por si, para que não perca tempo precioso a fazê-lo você mesmo. A máquina de inserção de pastas Relay permite-lhe poupar tempo e dinheiro valiosos, ao mesmo tempo que tem a tranquilidade de saber que as suas comunicações são montadas com precisão e enviadas atempadamente. 

A máquina de inserção de pastas Relay da Pitney Bowes está equipada com um software que combina eficiência e integridade. O software Relay Integrity permite que os utilizadores vejam o processo de dobragem e inserção, permitindo-lhes adicionar códigos de barras 2D que o Relay Inserter lê para montar o correio de página variável nos envelopes correctos, garantindo que as informações privadas dos clientes estão sempre seguras.

Depois de a sua empresa ter adquirido o Relay Inserter para a sua equipa utilizar, Mark notou que a sua equipa melhorou em 5 níveis fundamentais.  

5 vantagens da utilização de uma máquina de dobrar e inserir 

1. Poupança de tempo

O tempo despendido na dobragem e inserção manuais foi reduzido com a máquina de inserção de pastas Relay no escritório. O que costumava ser um trabalho diário de 3-4 horas foi agora reduzido a uma fração do tempo, libertando Mark e a sua equipa para se concentrarem em esforços estratégicos essenciais. 

2. Aumento da produtividade

O Relay Folder Inserter deu um novo fôlego à produtividade da equipa de AP. A tarefa, outrora entediante e repetitiva, de dobrar e inserir, tornou-se um processo simplificado e automatizado, permitindo que a equipa de Mark voltasse às tarefas mais importantes.  

3. Exatidão e precisão 

A precisão da máquina de dobragem e inserção Relay eliminou o risco de erros no processo de dobragem e inserção. Mark podia agora ter a certeza de que as comunicações de saída da sua equipa mantinham os elevados padrões necessários para a documentação financeira. 

4. Escalabilidade 

À medida que a empresa continuava a crescer, a máquina de inserção de pastas Relay adaptava-se perfeitamente ao aumento do volume de correio. O seu design escalável garantiu que a equipa de Sally pudesse lidar com o aumento do volume de trabalho sem sacrificar a eficiência. 

5. Poupança de custos 

Para além das poupanças de tempo imediatas, a máquina de inserção de pastas Relay permitiu reduções de custos significativas. O investimento provou não ser apenas uma atualização tecnológica, mas um passo estratégico para a eficiência financeira a longo prazo.  

Simplifique os seus processos com a Pitney Bowes e a TROY

A jornada de Mark com os Insersores de Pastas de Revezamento da Pitney Bowes é um testemunho do poder transformador da automação no domínio das contas a pagar. Ao aliviar o fardo da dobragem e inserção manuais, a Relay Folder Inserter da Pitney Bowes permitiu que a equipa de Mark recuperasse o seu tempo, voltasse a concentrar-se em tarefas estratégicas e acompanhasse o crescimento da empresa com maior eficiência. Para gestores de contas a pagar como Mark, o Relay Folder Inserter da Pitney Bowes não é apenas uma máquina; é um catalisador para o sucesso no mundo dinâmico da gestão financeira. Alinhado com as soluções seguras de impressão de cheques e documentos da TROY, o seu negócio funcionará como uma máquina bem oleada.