5 Vantagens de uma máquina de inserção de pastas

Vamos começar este blog com uma história simples sobre Mark, um gestor de departamento de contas a pagar responsável pelas responsabilidades financeiras de uma empresa em crescimento. À medida que a empresa cresce, aumenta também o volume de cheques e comunicações que Mark e a sua equipa têm de enviar regularmente.  

A equipa de Mark costumava lidar com o processo de correspondência com facilidade – dobrar, inserir e enviar normalmente demorava apenas cerca de uma hora. Mas, à medida que a sua empresa conquista novos clientes e fornecedores, a tarefa, antes fácil, passou a consumir 2 a 3 horas do dia de trabalho, por vezes mais. 

Os desafios do correio continuam a crescer

O crescente volume de correspondência enviada, como cheques e faturas, começou a tornar-se um desafio para a equipa de contas a pagar do Mark. Embora a inserção de correspondências seja simples, a repetição e o tédio podem sempre transformar tarefas rotineiras em maratonas trabalhosas. O processamento de correspondência manualmente demora aproximadamente 12 segundos a dobrar, inserir e selar, ou 300 envelopes por hora. Isto pode realmente acumular-se se o volume de e-mails for elevado.

Enquanto a equipa passava horas a dobrar e a inserir cheques manualmente em envelopes, encontraram formas de tornar a tarefa divertida para si.

Cada sessão de inserção e dobragem transformava-se numa festa de pizza. Sim, isto tornava esta tarefa aborrecida suportável, mas trazia mais distrações e conversas paralelas, o que levava a um aumento dos erros de envio.

E o que acontece quando ocorrem erros? As coimas aumentam. Alguns cheques estavam a ser enviados para os clientes errados, o que violava a privacidade do cliente e custava dinheiro à empresa. Mark estava a ser responsabilizado por isso pelos superiores.  

Não só os erros estavam a aumentar, como as 2 a 3 horas gastas na inserção se transformaram em eventos de 3 a 4 horas, e as principais responsabilidades da equipa começaram a ficar em segundo plano. 

Mark quer que a sua equipa continue produtiva, mas o envio de cheques é uma parte importante do departamento. De que outra forma conseguiriam fazê-lo?  

Introdução às máquinas de inserção automática de pastas

O Mark decidiu encontrar uma forma melhor. Em vez de contratar mais funcionários, fez a sua pesquisa. Mark pesquisou e encontrou uma máquina de inserção de pastas fabricada pela Pitney Bowes. Estas máquinas automatizadas eram tudo o que Mark procurava: uma máquina que pudesse automatizar o processo de dobrar e inserir documentos em envelopes, simplificando o fluxo de trabalho da sua equipa e colocando-a de volta nos carris.

O que é uma máquina de inserção de pastas da Pitney Bowes? 

A Pitney Bowes é líder no setor de correspondência e selos, inovando em soluções de correspondência há mais de 100 anos com equipamentos como máquinas de inserção de pastas, franqueadores, abridores automáticos de cartas, software de envio e muito mais. Como parceiro comercial oficial da Pitney Bowes, a TROY oferece qualquer tipo de equipamento de correspondência necessário para criar uma solução completa, desde a impressão de cheques ao envio. 

A máquina de inserção de pastas Pitney Bowes Relay® dobra, insere e sela envelopes para si, eliminando todo o trabalho manual do processo. Dependendo do modelo, uma inseridora de pastas Relay pode processar até 5.400 correspondências por hora, poupando tempo e dinheiro valiosos, bem como a tranquilidade de que as suas comunicações serão montadas com precisão e enviadas a tempo. 

A máquina de inserção de pastas Relay® não só automatiza a dobragem e inserção física de cheques e outras comunicações, como também é completa com o software Relay Integrity que permite aos utilizadores ter visibilidade do processo de dobragem e inserção, evitando erros. Com este software, pode adicionar códigos de barras 2D que o Relay Inserter lê para montar a correspondência de páginas variáveis nos envelopes corretos, garantindo que as informações privadas dos clientes estão sempre seguras e chegam ao destinatário certo. 

Depois de Mark ter conseguido convencer a sua empresa a comprar o Relay Inserter para a sua equipa utilizar, percebeu que a sua equipa estava a melhorar em cinco níveis principais.  

5 vantagens da utilização de uma máquina de dobrar e inserir 

1. Poupança de tempo

O tempo despendido com a dobragem e inserção manual foi reduzido com a insersora de pastas Relay® no escritório. O que costumava ser uma rotina diária de 3 a 4 horas foi agora reduzido para uma fração do tempo, libertando Mark e a sua equipa para se concentrarem em tarefas estratégicas essenciais. 

2. Aumento da produtividade

O Insersor de Quinadoras Relay deu um novo impulso à produtividade da equipa de AP. A tarefa outrora tediosa e repetitiva de dobrar e inserir tornou-se um processo simplificado e automatizado, permitindo que a equipa de Mark se concentrasse nas tarefas que realmente importavam.  

3. Exatidão e precisão 

A precisão da máquina de inserção de pastas Relay® eliminou o risco de erros no processo de dobragem e inserção. Mark podia agora ter a certeza de que as comunicações de saída da sua equipa mantinham os elevados padrões necessários para a documentação financeira. 

4. Escalabilidade 

À medida que a empresa crescia, a máquina de inserção de pastas Relay® adaptou-se perfeitamente ao crescente volume de correspondência. O seu design escalável garantiu que a equipa de Sally pudesse lidar com a crescente carga de trabalho sem sacrificar a eficiência. 

5. Poupança de custos 

Para além da poupança imediata de tempo, a inseridora de pastas Relay® proporcionou reduções significativas de custos. O investimento revelou-se não só uma atualização tecnológica, mas também um movimento estratégico em direção à eficiência financeira a longo prazo.  

Simplifique o seu envio de correspondência com máquinas de inserção de pastas

Talvez seja como o Mark, com dificuldades em enviar pagamentos, cheques, faturas e muito mais num prazo razoável. Nem precisa de trabalhar em contas a pagar para ter dificuldades com processos manuais de correspondência — os gestores de RH, a folha de pagamento ou a sala de correspondência lidam com estes problemas o tempo todo.

Ao aliviar o fardo de dobrar e inserir manualmente, o inseridor de pastas Pitney Bowes Relay pode capacitar a sua equipa para recuperar o seu tempo, concentrar-se em tarefas estratégicas e navegar pelo crescimento da empresa com maior eficiência.

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