Evite que os seus cheques sejam rejeitados: Erros de impressão MICR

Numa época em que as transacções digitais dominam, o humilde cheque em papel continua a ter o seu lugar em várias transacções financeiras. Uma vez que a fraude com cheques continua a aumentar, é importante imprimir os seus próprios cheques em branco para evitar fraudes. No entanto, a eficiência da impressão de cheques depende fortemente da tecnologia de Reconhecimento de Caracteres de Tinta Magnética (MICR) - um sistema que permite que as máquinas leiam informações essenciais nos cheques. Apesar da sua importância, a implementação incorrecta do MICR continua a ser um problema significativo.

O que é MICR?

MICR é uma tecnologia utilizada para facilitar o processamento de cheques. Envolve a impressão de caracteres - tais como o número de encaminhamento, o número da conta e o número do cheque - utilizando um tipo especial de tinta que contém óxido de ferro. Estes caracteres são impressos num tipo de letra específico conhecido como E-13B ou CMC-7, que pode ser facilmente lido por scanners de cheques. 

Não só o tipo de letra MICR permite que os scanners leiam facilmente o cheque, como também estes tipos de letra, impressos com tinta ou toner MICR, são um requisito da Associação Bancária Americana. Isto levanta a questão - o que acontece se não imprimir com tipos de letra MICR com tinta ou toner MICR adequados?

Rejeições bancárias devido a MICR deficiente

Mesmo pequenos desvios na impressão MICR podem levar à rejeição do seu cheque durante a fase de processamento, o que pode ser muito significativo. Os cheques rejeitados devido a uma implementação incorrecta do MICR podem ter implicações financeiras significativas para empresas e particulares. Cada cheque rejeitado representa não só um atraso no pagamento, mas também a possibilidade de taxas e penalizações adicionais.

Os bancos podem cobrar aos clientes empresariais entre $0,50 e $6,00 por cada item que necessite de reparação, ou pelo processamento de documentos MICR de fraca qualidade. O tempo e os recursos necessários para retificar cheques rejeitados podem sobrecarregar ainda mais as instituições financeiras e as empresas. 

Se estiver a imprimir as informações da sua conta em cheques em branco, o que deve fazer para minimizar os riscos de fraude, deve ter a certeza absoluta de que está a imprimir corretamente, o que é muito mais fácil de dizer do que fazer. Então, o que é que pode correr mal?
 

Problemas comuns com a implementação do MICR

Apesar da sua importância, muitos factores podem contribuir para uma implementação incorrecta do MICR, levando à rejeição de cheques. Alguns dos problemas mais comuns incluem:

Qualidade da tinta ou do toner:

A utilização de tinta ou toner de baixa qualidade MICR ou de técnicas de impressão inadequadas pode resultar em linhas MICR ténues ou ilegíveis, dificultando a leitura exacta da informação pelas máquinas.

Erros de alinhamento:

O desalinhamento dos caracteres MICR pode ocorrer durante o processo de impressão, fazendo com que os caracteres sejam posicionados incorretamente na linha MICR. Este facto pode levar a leituras incorrectas ou a uma falha total no reconhecimento por parte dos leitores MICR.

Variações de tipo e tamanho de letra:

Desvios em relação à norma E-13B ou CMC-7bem como variações no tamanho dos caracteres, podem prejudicar a legibilidade dos caracteres MICR, levando à rejeição durante o processamento.

Como evitar problemas de impressão com a TROY: 

Felizmente, a TROY possui a linha MICR mais sofisticada do mercado, permitindo-lhe imprimir cheques de forma precisa e eficiente. A parceria de 30 anos da TROY com a HP permite-nos melhorar uma impressora HP standard com as funcionalidades de segurança necessárias para imprimir cheques de forma segura, precisa e de alta qualidade, garantindo a tranquilidade de que os seus pagamentos não serão rejeitados pelo banco.

Deteção de toner: A deteção de toner é uma funcionalidade que permite à impressora reconhecer a presença de MICR, pelo que está sempre a utilizar toner ou tinta MICR para imprimir um cheque.

Posicionamento exato Tecnologia: A TROY ExPT, ou Tecnologia de Posicionamento Exato, permite um posicionamento preciso da linha MICR ou da imagem do cheque, para que não haja erros de alinhamento.

Tipos de letra MICR: Com a adição dos nossos tipos de letra à sua impressora HP atual, poderá imprimir tipos de letra CMC7 e E13B, e muitos outros tipos de letra adicionais, tudo a partir de um único dispositivo.

Toner MICR seguro: O nosso MICR Toner Secure patenteado tem a elevada aderência necessária para a legibilidade e contém também um corante vermelho que é ativado sempre que é tentada uma alteração química num cheque. Pode ter a certeza de que os seus cheques estão protegidos contra fraudes e serão sempre lidos com precisão pelos scanners de cheques.

Implementar e testar corretamente com o TROY:

Embora a tecnologia da TROY seja suficiente para garantir que os seus cheques serão lidos com precisão pelo banco, devem ser efectuados testes para garantir sinais MICR fortes e legibilidade antes de começar a imprimir um lote. O software de impressão de cheques baseado na nuvemAssurePay Check da TROY permite-lhe enviar cheques de teste para o banco antes de começar a imprimir, o que recomendamos.

A importância da implementação correta do MICR não pode ser exagerada. Investir em equipamento de impressão, tinta e papel de alta qualidade, bem como aderir às normas da indústria para a impressão MICR, pode ajudar a reduzir o risco de rejeição de cheques e simplificar o processo de pagamento para todas as partes envolvidas.

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