Quanto custa realmente a impressão de um cheque?

A maioria das empresas não é especialista na impressão de cheques e um pequeno erro pode levar um banco a rejeitar um pagamento. Os clientes da TROY não precisam se preocupar com isso, pois nossos especialistas estão disponíveis para ajudar a navegar no processo de impressão de cheques e os benefícios de economia de custos de fazê-lo da maneira mais segura. 

Quando falo com clientes actuais que procuram formas de modernizar o processamento de pagamentos e quando falo com potenciais clientes sobre o vasto tema da impressão de cheques, faço sempre a mesma pergunta em primeiro lugar.

"Quanto é que gasta por cada cheque processado hoje?"

Sem falta, a resposta é quase sempre a mesma: "Não sei" ou uma variação igualmente vaga. Não me interpretem mal, esta é uma resposta completamente compreensível e razoável à pergunta. Um grande número de clientes da TROY não está no negócio de criar cheques, é uma tarefa necessária, uma tarefa que tem de ser feita para permitir o negócio principal. Há também a ideia de que "um cheque é um cheque é um cheque". Não há mais nada a fazer, há uma forma de criar um cheque para pagamento a alguém. Com tudo isto em mente, estou a iniciar uma minissérie de publicações no blogue que exploram os custos de impressão de cheques, processamento de pagamentos e como reduzir todos os custos associados.

O Grupo TROY desenvolveu várias novas tecnologias para aumentar a segurança dos cheques, diminuir os custos de processamento de pagamentos e até mesmo ajudar as empresas a transitar facilmente de processos desactualizados para formas modernas e económicas de imprimir cheques. Mas, antes de uma empresa poder atualizar com confiança os seus fluxos de trabalho, é fundamental compreender o fluxo de trabalho atual e os custos associados. 

Vamos começar do início...

Qual é o custo da impressão de cheques? Em primeiro lugar, é impossível ser perfeitamente exato sobre este assunto. Os custos operacionais variam de empresa para empresa e não quero presumir a sua situação específica. Por isso, farei suposições gerais e darei o meu melhor para apresentar uma série de estimativas que se aplicam a todos os tipos de empresas. O objetivo desta série de blogues é fornecer-lhe informações sobre a impressão de cheques que o ajudarão a controlar os seus custos.

Uma pesquisa rápida na Internet resulta numa ampla gama de valores, entre 4 e 20 dólares por cheque impresso - em alguns casos, a gama pode ser um pouco maior. No entanto, a maioria dos números citados em várias fontes não são realmente explicados. Não tenho qualquer interesse em afirmar um número de forma exagerada como um fator de incentivo a uma venda. Quero ter uma análise genuína do que pode estar a custar à sua empresa a impressão de um cheque.

O envio de 50 cheques custa às empresas entre 200 e 1.000 dólares por mês.

Não tem de ser assim, mas primeiro temos de perceber porque é que é assim.

As regras

Vamos definir algumas regras básicas, os meus pressupostos para explorar os custos de impressão de cheques:

• Não incluo o custo de um selo/correio.

  • Na minha opinião, o agrupamento dos custos de envio com os custos dos cheques, embora deva ser considerado, é mais uma questão de processo de envio do que de impressão de cheques.

 

• Vou partir do princípio de que são necessários 50 cheques por mês.

  • É um número fácil de concetualizar e de fazer contas. É também amplamente representativo do volume de cheques das pequenas empresas.

 

• Centrar-me-ei nos custos "duros" da impressão de cheques.

  • Um exemplo de um custo difícil são os consumíveis (papel, toner, etc.).

 

• Vou abordar o tema dos custos "suaves".

  • O custo/hora de mão de obra seria um exemplo de custo "suave". Descrevo-o como suave porque varia de empresa para empresa, e a forma como a mão de obra genuína é considerada um custo pela liderança também varia.

  • Apenas discutirei, em termos gerais, o tempo de trabalho gasto na impressão de cheques. Penso que é importante, mas não tenho muito a dizer sobre os vossos custos de mão de obra específicos. Quero apenas chamar a atenção para o facto.

  • Não quero presumir demasiado sobre os seus custos específicos de mão de obra.
    

 

• Citarei os preços dos principais retalhistas, tanto online como na loja física.

  • O meu objetivo é discutir uma gama realista na qual a maioria dos líderes empresariais se enquadraria ao comprar materiais para a impressão de cheques.

  • Naturalmente, os preços podem variar em função das vendas, das pressões do mercado ou de quaisquer outras circunstâncias desconhecidas. No entanto, o meu objetivo é dar uma visão honesta dos custos de impressão de cheques em que a maioria das empresas incorrerá.

O papel

A maioria das pequenas empresas utiliza cheques pré-impressos para imprimir os seus cheques. Geralmente, isto deve-se ao facto de ser a forma mais fácil de uma empresa processar e enviar um cheque. Raramente, ou nunca, é a forma mais económica. No entanto, faz sentido; a maioria das empresas não é especialista na impressão de cheques e é fácil fazer algo que o banco rejeitará. Os clientes da TROY não têm de se preocupar com isto, uma vez que os nossos especialistas estão disponíveis para ajudar a navegar no processo de impressão de cheques.

O preço varia de vendedor para vendedor e as opções são diferentes; no entanto, este é o intervalo esperado entre as opções mais baixas e as mais altas, partindo do princípio de que adquire 150 cheques pré-impressos de cada vez (ou cerca de 3 meses para imprimir 50 cheques por mês).

Custos ocultos do stock de cheques pré-impressos

Para além do custo do stock de cheques pré-impressos, existe o elevado risco de roubo e perda. É difícil de quantificar, mas gasta-se muito tempo e dinheiro na gestão do controlo do stock de cheques pré-impressos antes de se considerar o seu custo de consumo. Depois, o custo para a sua empresa se, quando, alguém roubar algumas folhas e levantar cheques das suas contas.

O envelope

Existem várias opções para este efeito: a colocação de janelas, as caraterísticas de segurança e a selagem automática têm impacto no custo. Tal como acontece com o stock de cheques pré-impressos, estou a assumir 250 envelopes:

A estimativa do preço dos envelopes pode ser difícil. Ao contrário do stock de cheques pré-impressos, o risco é muito menor, pelo que é um pouco mais fácil comprar a granel, o que faz baixar as estimativas de custo por unidade. Pode também optar por várias caraterísticas sofisticadas, desde a colocação de janelas à segurança. Cada escolha terá um impacto dramático no custo final. 

A impressora

É aqui que as estimativas de preços se tornam mais difíceis. A compra de modelos de impressoras MICR mais baratos pode poupar algum dinheiro inicial à sua empresa, mas corre o risco muito real de falhas mecânicas. Uma impressora que não esteja a funcionar, na melhor das hipóteses, não pode imprimir os seus pagamentos críticos, o que pode causar atrasos e, potencialmente, taxas ou pior - a necessidade de substituir a impressora anos mais cedo do que o orçamentado. Isto sem mencionar os custos ocultos dos planos de assistência e o fraco apoio do vendedor.

O toner

O toner MICR é o que realmente importa para a impressão de cheques. Não só os bancos exigem a utilização de toner MICR, como também existem especificações de qualidade, e nem todos os toners MICR são iguais. A aquisição de toner MICR barato acarreta o risco de baixos rendimentos ou de rejeição pelos bancos por não cumprirem os requisitos. Ambos os cenários custarão tempo e dinheiro à sua empresa. Dito isto: 

Tudo junto!

Quero ser muito claro sobre estas estimativas. Trata-se apenas de um custo mínimo absoluto por controlo e, mais concretamente, trata-se de um cenário de utilização perfeito. Não consigo pensar em nenhum processo ou fluxo de trabalho que funcione na perfeição, que não seja um reflexo do mundo real. Este é um ponto de partida. Aqui está uma lista incompleta de coisas que podem acontecer e que de facto acontecem e que têm impacto nos custos de impressão de um cheque:

• Os envelopes rasgam-se e não podem ser utilizados.

• Por vezes, as impressoras encravam uma impressão, arruinando o dispendioso stock de cheques.

• O erro humano pode causar todo o tipo de reimpressões.

• Os rendimentos do toner são apenas estimativas.

• As impressoras/máquinas estão sempre a falhar.

Depois, há os custos de mão de obra, o tempo perdido na substituição de peças, os atrasos/taxas causados pela entrega tardia do stock de cheques ou do toner. A lista de custos varia consoante a empresa, mas rapidamente duplica ou triplica o custo de cada cheque impresso. Se analisar os custos reais da impressão de cheques para a sua empresa, poderá facilmente gastar 150 a 200 dólares por mês só para imprimir 50 cheques, apenas com os consumíveis. Quando se inclui o custo da mão de obra/tempo e se calcula o custo do envio, aproxima-se rapidamente do valor de 200 a 1000 dólares por 50 cheques.

É importante chamar a atenção para os verdadeiros custos da impressão de cheques. É fácil assumir que o custo é baixo porque se trata apenas de um cheque, um pedaço de papel. No entanto, um pedaço de papel muito importante. Muitas vezes, uma empresa pode considerar a necessidade de enviar cheques como apenas um custo da atividade. Além disso, os bancos tornam os cheques complicados, pelo que não vale a pena o esforço para encontrar uma forma melhor.

Tudo isto é falso.

Existem melhores formas de imprimir cheques que cumprem as normas bancárias e poupam dinheiro à sua empresa. Os especialistas do TROY Group ajudam pequenas e grandes empresas todos os dias com a impressão de cheques, processamento de pagamentos e segurança de documentos. Na próxima parte desta série de blogues, irei explorar as alternativas à impressão de cheques que muitas empresas já utilizam com diferentes níveis de sucesso. Talvez já conheça a ACH, mas está familiarizado com os cheques electrónicos ou cheques digitais? Conhece as taxas associadas a estes tipos de pagamento? Discutirei estas e outras questões na próxima vez!