Numa fiel manhã de segunda-feira, o Secretário de uma Organização de Literacia Financeira - chamemos-lhe Sam - precisava de preencher um formulário junto do Secretário de Estado do Arizona. O processo de registo exigia o pagamento de uma taxa de 10 dólares para começar. Sam passou um cheque, como qualquer um de nós faria, colocou-o num envelope e deixou-o na caixa da USPS ao virar da esquina.
Na terça-feira, um pagamento "autorizado" de 5.000 dólares deixou os cofres da Organização de Literacia Financeira e foi pago a um indivíduo. A organização tinha sido vítima de fraude com cheques. O burlão interceptou o cheque, manipulou o seu conteúdo e levantou $5.000 da Organização de Literacia Financeira e do insuspeito Sam.
Tal como a organização de Sam, cada vez mais empresas estão a começar a sofrer vários casos de fraude com cheques. De acordo com o Global Economic Crime and Fraud Survey, 2022 realizado pela PwC, 51% das organizações inquiridas comunicaram casos de fraude nos últimos dois anos. Este valor representa o nível mais elevado de fraude registado desde que o estudo foi criado há duas décadas. Esta estatística realça a necessidade de todas as organizações desenvolverem um fluxo de trabalho resistente à fraude para o seu processo de criação e emissão de cheques.
Apresentação do MICR: Como funciona
O reconhecimento de caracteres de tinta magnética (MICR) é a tecnologia que codifica informações em cheques, documentos importantes e instrumentos de pagamento. Esta codificação é lida por máquinas que ajudam os bancos, as empresas e outras organizações a processar cheques e outras transacções financeiras. No entanto, por mais cómodo e eficiente que seja o MICR, também representa um risco de segurança significativo se não for utilizado corretamente. Neste artigo, iremos explorar o que precisa de saber sobre a segurança que o MICR proporciona e como garantir que a sua organização está protegida.
Para compreender a segurança do MICR, temos de compreender como funciona. O MICR é diferente da típica impressão a jato de tinta ou a laser; utiliza uma tinta magnética especial que pode ser lida pelas máquinas. Esta tinta contém partículas de óxido de ferro que ajudam a máquina a ler o texto. O problema é que esta tinta pode ser manipulada, duplicada e contrafeita. Os criminosos podem utilizar software e equipamento especiais para criar cheques falsos que parecem autênticos e podem enganar bancos e indivíduos. Para combater este risco, a tecnologia MICR tem de ser gerida de forma segura. Isto inclui o controlo do acesso às impressoras MICR e ao stock de papel, a manutenção de protocolos de segurança e software actualizados e a formação regular dos funcionários para reconhecerem e comunicarem actividades suspeitas.
A segurança da MICR não se limita à segurança física. A cibersegurança é também uma preocupação importante. Devido ao nosso mundo cada vez mais digital, existe um maior potencial de violação e roubo de dados. Se um criminoso tiver acesso aos ficheiros MICR da sua organização, pode manipular ou utilizar os dados para fins ilícitos. A melhor forma de lidar com os riscos de cibersegurança relacionados com o MICR é através de controlos de acesso rigorosos e da criação regular de cópias de segurança dos dados. Estes incluem a atualização regular dos controlos de acesso para garantir que apenas o pessoal autorizado pode aceder aos ficheiros, utilizando a autenticação multifactor e tendo uma solução de cópia de segurança segura em caso de violação.
Também é importante considerar a segurança do processo de impressão MICR. Por exemplo, embora a tinta MICR seja frequentemente utilizada nos cheques, deve ser de alta qualidade e estar actualizada com as mais recentes caraterísticas de segurança. Se a tinta for demasiado leve ou se as propriedades magnéticas não estiverem a funcionar corretamente, pode aumentar a probabilidade de contrafação. Deve sempre equipar as suas impressoras MICR com papel seguro que tenha caraterísticas de segurança como microimpressão, marcas de água e outros elementos de design que sejam difíceis de reproduzir. Além disso, para maior segurança, as organizações devem considerar a integração de impressoras MICR com software de impressão seguro que forneça um registo de auditoria e possa ajudar a garantir a integridade dos dados.
Por último, existem também considerações de conformidade. Vários organismos reguladores, como a Payment Card Industry, Sarbanes-Oxley Act e HIPAA, têm requisitos específicos relacionados com a tecnologia MICR e a sua segurança. Como gestor, é importante manter-se familiarizado com estas normas e garantir que a sua organização está em conformidade. Ignorar estas normas pode ter consequências graves, tais como coimas, responsabilidade legal e impactos negativos na reputação.
Tornar os seus fluxos de trabalho de impressão de cheques à prova de fraude com as soluções MICR do TROY Group
As nossas soluções de impressão MICR distinguem-se pelas suas excepcionais caraterísticas de segurança, tornando-as a escolha ideal para a impressão de cheques. Com a nossa gama de impressoras MICR, oferecemos níveis de segurança distintos, que lhe permitem personalizar os seus fluxos de trabalho com base nos seus requisitos específicos. Desta forma, pode usufruir exatamente das funcionalidades que deseja sem ter de pagar por funcionalidades desnecessárias.
Estes níveis de segurança incluem:
- Auto-Protect Font - Imprime automaticamente "void" se um trabalho for desviado para uma impressora não-TROY.
- Bloqueio seguro de 3 posições - Permite que os recursos seguros da impressora sejam fisicamente bloqueados, protegendo as empresas contra fraudes ao recusar o acesso não autorizado aos recursos.
- TROYMark™- Tecnologia inteligente anti-adulteração que fornece uma marca de água repetitiva de dados variáveis do cheque no fundo do cheque (ou seja, beneficiário e montante)
As impressoras Troy também oferecem extensas funcionalidades de segurança que podem ser integradas nos seus fluxos de trabalho de impressão de cheques para garantir a rastreabilidade. Estas caraterísticas incluem:
- Relatórios de pista de auditoria - para manter um registo de cada cheque seguro que tenha sido impresso.
- Encriptação e desencriptação - para assegurar a proteção do tráfego de dados de impressão sensíveis através de uma rede.
- Bloqueios e mapeamento do tabuleiro de papel - para anular chamadas de tabuleiro não autorizadas; assegurando que o papel especial só pode ser acedido quando necessário para a impressão.
- Assinaturas e logótipos protegidos - para restringir o acesso a assinaturas e logótipos residentes na impressora, bloqueando-os com uma palavra-passe.
- Controlos activados por PIN - restringe os trabalhos de impressão MICR e não-MICR.
Introdução ao MICR
O MICR é uma tecnologia eficiente e amplamente utilizada para processar cheques e outras transacções financeiras. No entanto, a sua utilização também expõe as organizações a potenciais riscos de segurança. Os gestores devem dar prioridade à segurança da impressão MICR, dos dados e dos controlos de acesso para evitar quaisquer vulnerabilidades ou incidentes de fraude. Seguindo as melhores práticas e mantendo-se atualizado com os protocolos de segurança mais recentes, pode ajudar a proteger as transacções financeiras da sua organização e evitar quaisquer violações de segurança.
Para saber mais sobre as soluções MICR que oferecemos, tais como as nossas impressoras, toners, papel para cheques e outros acessórios, contacte um dos nossos representantes hoje mesmo.
Deixar uma resposta