3 passos rápidos para simplificar o seu processo de contas a pagar

A necessidade é a mãe da invenção. Nos anos anteriores, a gestão dos processos de contas a pagar era um pesadelo devido aos desafios de reunir facturas e efetuar pagamentos seguros aos fornecedores. A tarefa de trabalho intensivo revelou-se tão difícil que cerca de 80% das pequenas e médias empresas (PME) tiveram dificuldades em cumprir as suas obrigações financeiras. Infelizmente, as estatísticas mostram que a maioria das PMEs que se debatem com a gestão de contas a pagar acabam por encerrar a atividade. Para ajudar a sua PME a navegar com êxito no processo de contas a pagar, este blogue abordará:

• Os desafios que as PMEs enfrentam com as contas a pagar.
• A solução TROY FlexPay.
• Digitalizar e simplificar o seu processo de contas a pagar com a aplicação TROY FlexPay.

O dilema das contas a pagar

Como é que a sua empresa recebe as facturas? Através da caixa de correio, por correio eletrónico ou entregues em mão? Independentemente do método de entrega, a responsabilidade de garantir que as facturas não são esquecidas ou extraviadas recai sobre os seus ombros. O dilema entre escolher a melhor forma de receber facturas para a sua empresa e o modo de entrega de facturas preferido pelos seus fornecedores é apenas um dos desafios que as PMEs enfrentam com as contas a pagar. As facturas recebidas têm de ser inspeccionadas e comparadas com as cotações, antes de o pagamento ser enviado.

A realização de pagamentos também apresenta desafios. Alguns fornecedores podem optar por opções de pagamento eletrónico, outros podem preferir cheques digitais, enquanto outros preferem receber cheques físicos. Por conseguinte, deve lembrar-se do método de pagamento preferido por cada fornecedor e assegurar o processo de pagamento ao preencher as suas facturas.

A digitalização do processo de contas a pagar é o primeiro passo para substituir as cópias físicas das suas facturas por registos digitais indestrutíveis. A digitalização simplifica a manutenção de registos para referência futura, fornece uma visão centralizada de todo o processo de contas a pagar da sua organização e acrescenta camadas de segurança adicionais para proteger o negócio. A aplicação TROY FlexPay é uma poderosa ferramenta de digitalização de contas a pagar que lhe permite tirar partido da automatização para reduzir custos, trabalhar de forma eficiente e eliminar a fraude de cheques.

Começar a utilizar o TROY FlexPay

A invenção do computador poupou milhares de horas de trabalho à humanidade e deu início à era da informação. A mudança de paradigma que as soluções digitalizadas trazem para o processo de contas a pagar pode ser comparada ao impacto dos computadores. Ao utilizar a aplicação TROY FlexPay, pode eliminar a papelada e obter informações sem precedentes em tempo real sobre as obrigações dos fornecedores da sua empresa. O conhecimento comercial que o TROY FlexPay fornece garante que as facturas podem ser cobradas, auditadas e pagas em tempo recorde.

Pode obter informações em tempo real e automatizar o processo de contas a pagar utilizando estes 3 passos rápidos:

1. Criação de uma conta e ligação ao QuickBooks - O TROY FlexPay é uma solução inovadora de contas a pagar que se integra com o QuickBooks Desktop e Online para pagar as suas facturas. O processo de criação de conta e de integração com o QuickBooks é simples. Pode começar a criar uma conta utilizando o ligação aqui. Note que pode tirar partido de um teste gratuito de 30 dias ao abrir a sua conta.

Uma vez criada, o passo seguinte é associar a aplicação à sua conta QuickBooks. Para o fazer:

• Navegar para a página de definições.
• Clique em 'apps' e escolha a sua versão do QuickBooks (Desktop ou Online).
• Clique em "Link to QuickBooks" e forneça os seus dados de acesso ao QuickBooks.
• Uma vez iniciada a sessão, ganha visibilidade das suas facturas e das respectivas informações de pagamento.

Também pode optar por gerir as suas contas a pagar capturando os seus pagamentos de facturas na aplicação TROY FlexPay ou introduzindo os dados dos fornecedores se não utilizar o QuickBooks.

2. Efetuar pagamentos - O acesso ao QuickBooks fornece um esboço claro de todo o seu processo de faturação e você e o seu fornecedor podem decidir sobre uma opção de pagamento preferida. O TROY FlexPay oferece-lhe múltiplas opções para cumprir as suas obrigações de pagamento. Estas opções incluem o pagamento através de cheques digitais, transferências bancárias, pagamentos ACH ou impressão do seu próprio cheque.

Estas opções garantem a versatilidade e a segurança necessárias para efetuar pagamentos a fornecedores. As características de segurança incluem autenticação de utilizador multi-fator, personalização de cheques e ferramentas de autorização para reduzir o risco de fraude. Uma vez efectuado o pagamento, o TROY FlexPay armazena intuitivamente o histórico e os dados de pagamento para simplificar os pagamentos futuros.

3. Gestão de pagamentos recorrentes - Uma relação bem sucedida com um fornecedor é aquela que se traduz em entregas e pagamentos recorrentes. O TROY FlexPay aplica a automação para armazenar dados e fornecer visibilidade dos padrões de pagamento anteriores. Assim, o pagamento é simplificado, pois a aplicação ajuda-o a verificar os preços do inventário, a calcular o custo total e lembra-o dos próximos pagamentos. As notificações de contas a pagar que recebe garantem que a sua organização nunca mais perde um pagamento. Desta forma, ajuda-o a construir relações de sucesso com vários fornecedores.
   
   

Simplifique o seu processo de contas a pagar em minutos

O futuro da gestão dos processos de contas a pagar está a tornar-se digital. O TROY FlexPay simplifica esse processo usando 3 etapas fáceis para configurar um processo de pagamento e mantê-lo. Utilizando a aplicação, o processo de configuração e pagamento pode ser concluído em menos de um minuto, tal como apresentado nesta demonstração Pode começar por se inscrever hoje ou solicitar uma demonstração para ver como o TROY FlexPay transforma digitalmente o seu processo de contas a pagar em minutos.