A sua lista de verificação abrangente para a escolha de soluções de contas a pagar

Se alguma vez colocou a questão "Como encontrar o melhor software de contas a pagar para a minha empresa?", o artigo de hoje é para si. O software de contas a pagar chave na mão deve digitalizar o processo, introduzir a automatização, simplificar as auditorias, suportar diversas opções de pagamento e simplificar as operações da sua empresa. Para aqueles que gostariam de saber mais sobre contas a pagar, pode encontrar aqui uma vasta coleção de recursos que descrevem os seus processos.

O mercado de software de contas a pagar está a passar por uma expansão sem precedentes. Atualmente, o mercado está avaliado em cerca de 9 mil milhões de dólares e espera-se que atinja 17,6 mil milhões de dólares até 2028. Com este crescimento, surgem vários intervenientes no sector que procuram conquistar uma parte do mercado utilizando software. Assim, o cliente médio tem uma infinidade de opções para escolher e fica sobrecarregado. No entanto, existem critérios específicos que, quando tomados em consideração, o ajudam a fazer a escolha certa. Vamos dar uma olhadela neles.

Automatização das contas a pagar: Os critérios

• Facilidade de utilização - A integração de um novo produto, quer se trate de um serviço ou de uma aplicação de software, altera as coisas. Esta mudança pode ser para o melhor ou para o pior, dependendo da facilidade de utilização da solução e da rapidez com que os empregados aceitam a mudança. Um software de contas a pagar de primeira classe deve ser intuitivo e fácil de utilizar pelo utilizador médio.
  
  
• Melhora a recolha de dados - As pequenas e médias empresas reconciliam centenas de facturas anualmente para efectuarem pagamentos exactos e atempados aos fornecedores. A recolha manual de facturas é morosa e propensa a erros, pelo que deve ser dada prioridade a uma solução que simplifique o processo de recolha de dados. Caraterísticas como um painel de controlo centralizado, espaço de armazenamento extenso e ferramentas de captura de facturas ajudam a simplificar o processo de recolha.
  
  
• Automatização - Tal como referido anteriormente, o processo de contas a pagar é moroso, o que leva a erros e a atrasos nos pagamentos. O software de contas a pagar que integra a automatização, simplificando os cálculos, tirando partido dos dados históricos para prever as datas de pagamento e captando os requisitos específicos do seu fornecedor, acelera o processo.
  
  
• Integração com o seu software de contabilidade - Aproximadamente 64% das pequenas e médias empresas utilizam software de contabilidade para gerir os salários, armazenar facturas e manter registos financeiros. Se a sua empresa se enquadra nesta categoria, então deve optar por um software de contas a pagar que se baseie nos seus dados financeiros para facilitar o processo de integração.
  
  
• Múltiplas opções de pagamento - Geralmente, o fornecedor médio tem uma opção ou processo de pagamento específico com o qual se sente confortável. Estas opções de pagamento podem incluir transferência eletrónica, cheques electrónicos ou cheques físicos. O software de contas a pagar que suporta múltiplas opções de pagamento garante que pode concluir todo o processo de pagamento utilizando a aplicação escolhida.
  
  
• Histórico e apoio pós-venda - O software de contas a pagar que está a considerar deve ter um histórico de implementação ou utilização no seu sector. Uma aplicação com excelentes referências realça o facto de os utilizadores, tal como você, terem digitalizado e simplificado o processo de contas a pagar utilizando o software. Também deve ter em conta o apoio pós-venda prestado pelo programador de software. Isto garante que, se se deparar com quaisquer desafios técnicos, pode contar com técnicos experientes para os eliminar.
  
  
• Segurança - Os seus registos financeiros são conjuntos de dados importantes que mostram a saúde da sua empresa, fornecem aos auditores informações precisas e aos investidores informações relacionadas com o fluxo de caixa. Assim, as caraterísticas de segurança dos dados, tais como processos de autenticação de utilizadores extensivos, cheques personalizáveis e assinaturas digitais, podem proteger os dados das contas a pagar.

Um software de contas a pagar chave-na-mão irá melhorar o seu negócio

Quer tenha a sua própria pequena empresa ou trabalhe em contabilidade, fabrico ou construção, só para citar alguns exemplos, o software de contas a pagar fornece as ferramentas para simplificar o seu processo de pagamento a fornecedores. É importante notar que pode obter os melhores serviços e funcionalidades destacados na lista de verificação acima, num único software. 

Para garantir que sabe o que a sua empresa vai utilizar, recomenda-se que solicite uma demonstração ao vivo sobre a utilização do software. A demonstração mostrará a facilidade de utilização do software, as suas opções de pagamento, as plataformas de contabilidade com as quais se integra e as caraterísticas de segurança da aplicação. A escolha da opção correta permite-lhe poupar tempo, otimizar as suas capacidades de contabilidade, incluindo a impressão de cheques em branco, e melhorar a sua relação comercial com os fornecedores. O TROY FlexPay é uma solução chave na mão com as caraterísticas e capacidades para digitalizar e otimizar o seu processo de contas a pagar. A aplicação intuitiva integra-se com o QuickBooks Desktop e Online para criar uma fonte centralizada de verdade para os seus requisitos de contas a pagar. Por último, o TROY FlexPay suporta as suas transferências electrónicas e a criação segura de cheques digitais e físicos.

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