Nas pequenas e médias empresas, é consensual que a gestão dos processos de contas a pagar é um pesadelo. Os processos envolvem a reconciliação de facturas físicas que chegam pelo correio, a pesquisa em e-mails individuais para reunir facturas, a garantia de que as facturas são exactas, a assinatura de alguns cheques para as facturas físicas e a realização de pagamentos digitais para concluir o processo. Este processo tedioso cria espaço para erros humanos e ineficiências que afectam negativamente as empresas.
E qual é o principal impacto negativo? No caso das PME, uma gestão inadequada das contas a pagar é responsável pelo fracasso de cerca de 80% destas empresas. Como provavelmente sabe, os pagamentos mal efectuados levam a uma redução da confiança e da responsabilidade, o que não agrada aos fornecedores. Por isso, escolher a via da digitalização para centralizar e otimizar as suas responsabilidades de contas a pagar elimina os erros e o esquecimento associados ao processo.
Digitalização: O mundo ideal das contas a pagar
O mundo ideal da gestão do processo de contas a pagar baseia-se fortemente na digitalização, automatização e centralização para eliminar os erros humanos e o tédio que advém da gestão de facturas. Em primeiro lugar, um sistema centralizado monitoriza os canais de mensagens para acompanhar todas as facturas enviadas à sua equipa de vendas e marketing. O sistema centralizado transfere automaticamente as facturas certas para as pessoas certas para aprovação, assegura que as facturas correspondem às cotações fornecidas e fornece notificações indicando que os detalhes de pagamento estão correctos. Em seguida, o sistema procura autorização para emitir pagamentos através de cheques físicos ou electrónicos aos fornecedores e acompanhar a sua entrega. Finalmente, todas as demonstrações financeiras são automaticamente actualizadas e armazenadas no sistema para as próximas rondas de pagamento. Tudo isto é efectuado em tempo real.
Embora a digitalização tenha sido introduzida nas contas a pagar com um sucesso considerável, ainda não é possível alcançar um processo completamente autónomo. Soluções digitalizadas como o TROY FlexPay ajudam a colmatar a lacuna entre o mundo real e o mundo idealizado através da automatização, de uma plataforma centralizada e do fornecimento de visibilidade em tempo real do processo.
Automatização das contas a pagar com o TROY FlexPay
O TROY FlexPay é uma solução centralizada de contas a pagar que facilita à sua empresa a recolha das suas facturas num sistema digitalizado, a reconciliação destas facturas com as cotações fornecidas e a realização de pagamentos de acordo com os requisitos específicos do seu fornecedor. Para gerir o processo de contas a pagar, a aplicação utiliza a automatização para simplificar a introdução de dados e enviar notificações atempadas aos decisores. O facto de a aplicação se basear na automatização também permite detetar potenciais erros, como diferenças de contas e erros de cálculo, utilizando dados disponíveis de transacções anteriores ou facturas disponíveis.
A recolha de informações de contas a pagar é apenas o primeiro passo para facilitar os seus processos de pagamento, o segundo passo envolve as capacidades do TROY FlexPay para centralizar os fluxos de trabalho de pagamento e fornecer à sua tesouraria uma única fonte de verdade. A centralização assegura que todas as facturas, independentemente da forma como são entregues, são armazenadas centralmente e podem ser acedidas por indivíduos com autorização. Os fluxos de trabalho são então atribuídos aos indivíduos certos para obter a sua aprovação, que pode ser a sinalização de possíveis problemas ou a aprovação de pagamentos.
Outra caraterística poderosa da aplicação de contas a pagar é a sua sincronização com o seu software de contabilidade, como o QuickBooks. O TROY FlexPay integra-se perfeitamente com as soluções QuickBooks Desktop e Online para garantir as suas opções de pagamento. A centralização, a automatização e a sincronização com o QuickBooks garantem a eliminação de aproximadamente 60% do tempo gasto na gestão dos processos de contas a pagar.
Optimize e proteja os seus pagamentos em cheque com o TROY FlexPay
Agora, escusado será dizer que algumas aplicações de pagamento, como provavelmente já sabe, podem oferecer algumas das características acima listadas, mas é aqui que o TROY FlexPay difere. O aplicativo une o uso e a criação de cheques digitais ou cheques físicos para efetuar o pagamento enquanto protege todo o processo.
Uma caraterística fundamental do TROY FlexPay é a sua capacidade de apoiar o processo de criação de cheques. A utilização das funcionalidades de pagamento por cheque digital permite que a sua empresa ligue as contas bancárias dos seus fornecedores e crie cheques destinados aos mesmos. Com a adição desta funcionalidade, o que obtém é um fluxo de trabalho centralizado que apresenta: fatura do fornecedor, montante a pagar, conta do fornecedor e o cheque dedicado ao pagamento numa janela ou página e em tempo real. Também pode optar por criar cheques físicos seguros, utilizando a aplicação para imprimir cheques em branco, se necessário.
O processo de pagamento e de criação de cheques também é fornecido com segurança para garantir que os maus actores não exploram quaisquer lacunas de TI para defraudar a sua empresa. Estas características de segurança incluem a autenticação de 2 factores e a verificação de micro-depósitos que reduzem a fraude de cheques e pagamentos.
O TROY FlexPay une o mundo da impressão de cheques digitais e físicos para lhe dar a si e aos seus fornecedores a opção de decidir qual a estrutura ou opção de pagamento que preferem. Orgulhamo-nos de apoiar as pequenas e médias empresas para facilitar os seus desafios de contas a pagar e a aplicação TROY FlexPay foi criada com base nas nossas décadas de experiência na simplificação e segurança dos processos de pagamento. Pode experimentar o TROY FlexPay hoje gratuitamente antes de tomar uma decisão. As PMEs têm uma opção de teste gratuito de 30 dias para se familiarizarem com as suas funcionalidades.
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