As suas transacções de contas a pagar podem ser classificadas como pagamentos entre empresas (B2B)? A resposta é sim. Os seus vendedores ou fornecedores gerem os seus próprios negócios e os seus pagamentos de facturas enquadram-se na categoria B2B. Com isso fora do caminho, os pagamentos B2B atingiram a marca de US $ 113 trilhões em 2023 e espera-se que continue aumentando com o passar dos anos. No entanto, a realização de transações no valor de US $ 113 trilhões não ocorre sem problemas. 65% das empresas sofreram fraudes financeiras em 2023.
As estatísticas acima mencionadas mostram que, com o aumento das transacções B2B, surge a necessidade de implementar processos seguros para eliminar a fraude. No entanto, é importante notar que o foco de hoje é sobre as melhores práticas para implementar o seu processo de contas a pagar. Por conseguinte, é correto realçar os outros desafios que as empresas enfrentam no preenchimento de facturas, para além da fraude.
Desafios do processo de contas a pagar
- Entrada manual de dados - Como é que recebe as suas facturas? Pelo correio ou por correio eletrónico? A maior parte das PMEs experimenta um pouco de ambos devido às preferências dos seus fornecedores. Se a sua empresa se enquadra nesta categoria, então compreende os desafios associados à procura das suas ordens de compra, à reconciliação de contas e à realização de pagamentos com papel e caneta.
O processo de coligir facturas à mão ou manualmente é trabalhoso e propenso a erros. A possibilidade de a fatura de um fornecedor não ser incluída ao efetuar pagamentos também é elevada.
- Manter o controlo das facturas - As facturas físicas são fáceis de perder, independentemente do cuidado que tenha com o armazenamento dos registos financeiros. Quando uma fatura se perde, é provável que se esqueça dela ou que tenha de telefonar ao fornecedor para reenviar outra cópia. Num cenário em que se esquece de efetuar o pagamento, isso pode prejudicar a sua relação comercial com os seus fornecedores. Também pode ser visto como um sinal de alerta por potenciais investidores.
- Segurança contra fraudes - Tal como manter o controlo das facturas dos seus fornecedores é crucial para o processo de contas a pagar, a proteção ativa contra fraudes é igualmente importante. Com o grande número de cheques impressos utilizando software de contas a pagar desatualizado, é importante proteger as informações da sua conta imprimindo cheques em branco e utilizando o software mais atualizado, para que haja menos risco em casos de roubo de cheques, lavagem de cheques ou pirataria informática.
4 práticas recomendadas para proteger e otimizar o seu processo de contas a pagar
- Resolver os pontos problemáticos com a tecnologia - Com qual dos desafios acima referidos é que a sua empresa se debate? Se for um deles ou uma combinação deles, a transformação digital dos seus processos de contas a pagar irá aliviar a maioria dos seus desafios. Aqui, as soluções de transformação digital referem-se a software de contas a pagar com a capacidade de capturar as suas facturas num painel de controlo centralizado. A centralização resolve os seus desafios de recolha de dados, reduz a possibilidade de esquecer facturas ou ordens de compra e simplifica o processo de reconciliação de contas. Também pode optar por utilizar a tecnologia para melhorar e proteger os seus processos de pagamento. Processos de pagamento como ACH, ETF ou cheques oferecem-lhe opções para satisfazer os requisitos específicos dos seus fornecedores.
- Integrar soluções de contas a pagar com software de contabilidade - O software de contabilidade, como o QuickBooks, é uma excelente ferramenta de recolha de dados financeiros que lhe permite manter registos actualizados. No entanto, foram concebidos para suportar uma gama diversificada de processos financeiros, como folhas de pagamento, criação de demonstrações financeiras, pagamento de impostos, etc., mas têm caraterísticas limitadas para simplificar o processo de contas a pagar. É certo que podem armazenar os dados dos seus fornecedores, facturas ou ordens de compra, mas é necessário um software de contas a pagar para a reconciliação, análise e pagamento. Por conseguinte, a escolha de uma conta a pagar que se integre no seu software de contabilidade ajudará a simplificar os seus processos de pagamento a fornecedores. Pode aprender a fazer a escolha certa utilizando esta lista de verificação.
- Quantificar os benefícios do investimento em tecnologia - Esta boa prática destina-se aos contabilistas, ao departamento de contabilidade e a todos os funcionários responsáveis pelas contas a pagar que têm de comunicar os progressos aos decisores. A sua capacidade de quantificar o ROI da utilização de um software de contas a pagar garantirá o apoio contínuo das partes interessadas. Os benefícios a ter em conta incluem vantagens tangíveis e intangíveis. Certifique-se de que mostra como reduz as horas de trabalho gastas na gestão do processo de contas a pagar, elimina erros, automatiza a reconciliação de contas, optimiza os cálculos e optimiza a relação da empresa com os fornecedores.
- Conseguir a adesão de todos - Os decisores que introduzem a utilização de soluções de contas a pagar numa empresa também têm as suas responsabilidades. Estas responsabilidades incluem convencer os empregados ou contabilistas de que a utilização de software de contas a pagar facilitará estas actividades, permitindo-lhes concentrarem-se noutras coisas. A integração bem sucedida do software de contas a pagar é um investimento que traz retornos recorrentes.
Dar os próximos passos
Sem um software de contas a pagar, a sua empresa não pode implementar estas melhores práticas e aproveitar os benefícios da digitalização e da automatização. Por isso, o passo final para otimizar as contas a pagar começa com a implementação de um software que alivie os desafios da sua empresa. O TROY FlexPay é um software de contas a pagar pronto para uso, construído com as ferramentas e os recursos para resolver seus pontos problemáticos. Registe-se sem custos ou solicite uma demonstração aqui.
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