Como imprimir cheques com o QuickBooks e o TROY FlexPay em 5 passos simples

Os cheques são, desde há muito, um método de pagamento popular entre empresas, oferecendo uma forma de transação tangível e rastreável. No entanto, à medida que a tecnologia avança, também avançam os riscos associados aos pagamentos tradicionais por cheque. As actividades fraudulentas que visam os cheques tornaram-se mais sofisticadas, levando as empresas a procurar soluções seguras e convenientes.

Os utilizadoresdo Intuit QuickBooks têm estado tradicionalmente limitados à impressão de cheques em talões de cheques pré-impressos, o que pode expor dados financeiros sensíveis a potenciais roubos. Nesta publicação do blogue, iremos explorar como a integração do TROY FlexPay com o QuickBooks permite que os utilizadores imprimam diretamente em talões de cheques em branco, e iremos passo a passo no processo de como imprimir cheques com o QuickBooks e o TROY FlexPay em 5 passos simples.


 

Os cheques continuam a dominar as transacções B2B

Não é segredo que estamos a caminhar para um cenário cada vez mais digital no que diz respeito aos pagamentos, mas os cheques continuam a ser uma forma de pagamento comum e amplamente aceite no mundo empresarial. Cerca de 40% dos pagamentos B2B ainda são efectuados por cheque, sendo que 81% das empresas ainda utilizam cheques de alguma forma. Porquê?


Há muitas vantagens em pagar por cheque. Para a maioria das empresas, os cheques fornecem um rasto documental abrangente que é muito mais fácil de seguir do que os pagamentos por transferência bancária. E não esqueçamos o óbvio, os cheques são aceites pela maioria das empresas. Em alguns casos, as empresas não podem aceitar qualquer outra forma de pagamento porque não adoptaram quaisquer métodos de transação digital; em alguns casos, pode ser muito mais fácil para uma empresa aceitar um cheque à moda antiga do que criar um sistema completamente novo de aceitação e aplicação do seu dinheiro.



Se é proprietário de uma pequena empresa e está a fazer malabarismos com as responsabilidades das operações diárias e da gestão do fluxo de caixa, é crucial não tratar os pagamentos dos fornecedores como uma reflexão tardia. É essencial estar preparado para emitir cheques físicos aos fornecedores que preferem este método de pagamento. Embora o QuickBooks ofereça a conveniência da impressão de cheques diretamente ou através de várias integrações, é importante notar que esta funcionalidade está normalmente limitada ao stock de cheques pré-impressos, o que introduz uma consideração adicional. 

Perigos da utilização de cheques pré-impressos 

O estoque de cheques pré-impressos pode ser autoexplicativo; cheques pré-impressos normalmente incluem informações confidenciais, como o número da conta, número de roteamento e outros detalhes impressos na linha MICR (Magnetic Ink Character Recognition). Isto pode parecer inofensivo, mas com o aumento da ameaça de fraude com cheques, que duplicou desde 2021 para 680.000 casos registados, poderá querer pensar em ter uma melhor segurança para os seus pagamentos quando imprime cheques a partir do QuickBooks. O uso de estoque de cheques pré-impressos apresenta ameaças significativas, pois esses documentos podem ser facilmente interceptados por malfeitores, levando a acesso não autorizado e potencial fraude.

Se estiver a gerir várias empresas ou uma empresa com várias contas correntes, tem um problema ainda maior em mãos quando utiliza cheques pré-impressos. Corre o risco de imprimir no talão de cheques errado e retirar dinheiro da empresa ou conta errada, para não mencionar o inconveniente de ter de mudar o talão de cheques na sua impressora para cada cheque impresso.

 

TROY FlexPay e QuickBooks: A sua solução para o stock de cheques pré-impressos 

Sim, sabemos que foi muito para assimilar, mas não se preocupe, a solução está no TROY FlexPay.

Os proprietários de pequenas empresas que se encontram a gastar tempo e dinheiro excessivos, ao mesmo tempo que aumentam inadvertidamente o risco de fraude através da utilização de stock de cheques pré-impressos, têm agora uma solução eficiente na ponta dos dedos - a plataforma TROY FlexPay.

Como fornecedor de soluções QuickBooks, a TROY oferece o TROY FlexPay, uma integração inovadora do QuickBooks com a automatização de contas a pagar que lhe permite não só agilizar o processo de pagamento de facturas, mas também lhe dá um guia sobre como imprimir cheques com o QuickBooks para um stock de cheques em branco. Com o TROY FlexPay, pode personalizar os cheques da sua empresa sem problemas. Para além de imprimir linhas MICR em papel em branco, pode incorporar sem esforço o logótipo da sua empresa e a assinatura digital, dando um toque seguro e personalizado aos seus cheques. Tem curiosidade sobre o processo? Deixe-nos entrar em pormenores.

 

Como imprimir cheques com o QuickBooks e o TROY FlexPay em 5 passos simples 

Passo 1: Sincronize os dados do QuickBooks com o TROY FlexPay.  

Isto é tão simples como clicar num botão. Basta ir ao separador de definições no TROY FlexPay e clicar em "Apps". Uma vez lá, basta clicar em "Connect to QuickBooks" e seguir os passos.

Passo 2: Configure o perfil da sua empresa com o logótipo da sua empresa.  

Quando estiver sincronizado com o QuickBooks, aceda à secção "Perfil da empresa" da barra de ferramentas. A partir daí, pode introduzir o nome da sua empresa, o nome do seu principal ponto de contacto e carregar o logótipo da sua empresa para ser apresentado no seu cheque.

Passo 3: Preencha as informações da sua conta.  

Depois de carregar o logótipo da sua empresa, deve carregar a sua assinatura digital. Volte à secção "Definições" da sua barra de ferramentas e clique no separador "Contas bancárias". Uma vez lá, pode preencher todas as informações necessárias sobre a sua conta, incluindo o nome da sua empresa, a morada, o nome e a localização do seu banco e o número da sua conta e de encaminhamento.

Passo 4: Carregue a sua assinatura digital.  

No mesmo separador das contas bancárias, pode carregar uma fotografia da sua assinatura para ser impressa nos seus cheques.  

Passo 5: Veja a sua amostra de cheque. 

No mesmo separador de definições, aceda ao separador "Métodos de pagamento". Aceda a "Imprimir o seu próprio cheque". A partir daí, desloque-se para baixo e escolha "imprimir uma amostra de cheque" no menu pendente. Antes de imprimir, certifique-se de que tudo está bem, visualizando o seu cheque de amostra. Para o fazer, clique no botão colocado mesmo ao lado do menu pendente.  

A solução completa de impressão de cheques da TROY 

É claro que, para imprimir cheques fisicamente, é necessário mais do que apenas um software de contabilidade e, mais uma vez, a TROY está aqui com a solução. A TROY tem liderado o caminho da segurança de cheques e documentos há mais de 60 anos com um conjunto de produtos de impressão segura de cheques. Para imprimir cheques em branco de forma segura a partir do seu escritório, necessitará da solução completa da TROY, incluindo:  

Toner MICR seguro: O MICR Toner Secure patenteado pela TROY é o único toner MICR que protege ativamente contra técnicas de fraude como a lavagem de cheques. Qualquer cheque impresso com MICR Toner Secure ficará vermelho se for tentada qualquer alteração química, tornando-o no toner mais resistente a fraudes do mundo.

Impressoras MICR HP da TROY: A nossa parceria OEM de 30 anos com a HP torna-nos a única empresa autorizada a melhorar as impressoras HP seguras com as funcionalidades e a segurança necessárias para a impressão de cheques MICR. As impressoras MICR HP da TROY incluem tecnologia de posicionamento exato, para que as suas linhas MICR sejam sempre impressas no espaço certo, deteção de toner para que nunca imprima cheques sem MICR e muito mais.  

Integrar o TROY FlexPay com o QuickBooks para uma gestão total das contas a pagar

À medida que as empresas se esforçam por se adaptar ao cenário em constante evolução das transacções financeiras, a segurança torna-se primordial. A integração do TROY FlexPay com o QuickBooks oferece uma solução que não só oferece um processo abrangente e fácil de como imprimir cheques com o QuickBooks, mas também fornece a conveniência e a flexibilidade que as empresas modernas exigem. Ao tirar partido desta tecnologia inovadora no stock de cheques em branco, as empresas podem reduzir os riscos associados aos pagamentos tradicionais com cheques e adotar um fluxo de trabalho financeiro mais seguro e eficiente.

Para agendar uma demonstração, visite o site do TROY FlexPay