Independentemente do seu local de trabalho, o mundo empresarial mudou muito nos últimos anos. Com a pandemia da COVID-19, as empresas de todos os sectores estão a passar por uma transformação digital de que provavelmente não estavam à espera.
Mais pessoas estão a trabalhar a partir de casa ou numa mistura de casa e escritório, à medida que o trabalho remoto se torna mais comum. Em 2023, 28,2% das pessoas trabalham num modelo híbrido e os especialistas prevêem que, em 2025, 32,6 milhões de americanos trabalharão remotamente.
Talvez para a sua função específica, tenha sido uma transição fácil. Mas já pensou nos desafios dos empregos que exigem a impressão de cheques? E as pequenas empresas que funcionam exclusivamente à distância? A utilização de ferramentas de automatização digital tornou-se mais importante para estas funções, mas a quem recorrer para as ajudar?
A indústria da impressão, muitas vezes considerada tradicional e resistente à mudança, está a adaptar-se a este cenário digital e moderno e a sofrer uma transformação digital notável. Empresas como o TROY Group estão a liderar o caminho da digitalização das suas soluções, particularmente no domínio da impressão de cheques. Nesta publicação do blogue, iremos explorar o percurso da transformação digital na indústria da impressão e esclarecer os esforços pioneiros do TROY Group para trazer a impressão de cheques para a era digital.
O que é a transformação digital?
A transformação digital é um termo abrangente, mas é algo com que todas as empresas devem familiarizar-se. A transformação digital é quando as empresas utilizam a tecnologia digital para mudar e melhorar a forma como trabalham e crescem. Cada empresa experimentará uma transformação digital diferente - por vezes, significa adaptar digitalmente processos empresariais novos e melhorados, ou pode também centrar-se na atualização de produtos para oferecer aos clientes soluções mais inteligentes e modernas. Para a indústria da impressão, são ambas.
As dificuldades manuais da impressão de cheques
Tradicionalmente, a impressão de cheques era um processo altamente manual que envolvia extensas verificações de controlo de qualidade. Este processo não só consumia muito tempo como também era suscetível a muitos riscos. A introdução manual de dados para diferentes contas e os protocolos da cadeia de custódia, que incluem processos alargados de revisão, autorização e assinatura, podem causar erros e atrasos.
Os riscos de fraude e o elevado custo de propriedade também entram em jogo quando se considera a impressão de cheques, particularmente quando se utilizam cheques pré-impressos. Os cheques pré-impressos utilizados nos departamentos de contabilidade e nos bancos são uma despesa dispendiosa e um alvo fácil para os criminosos devido à linha MICR pré-impressa na parte inferior dos cheques, que contém informações vitais sobre a contabilidade e o número de encaminhamento.
Se um criminoso deitar as mãos a um cheque pré-impresso, interceptando-o através dos extensos protocolos da cadeia de custódia, já está a meio caminho de obter as informações necessárias para fraudar uma empresa através de tácticas como a lavagem de cheques ou a contrafação.
O que é MICR?
MICR é um acrónimo curto que significa Magnetic Ink Character Recognition (reconhecimento de caracteres de tinta magnética ) e é um aspeto importante no domínio da impressão de cheques. O MICR é especial em muitos aspectos, em primeiro lugar porque contém tinta magnética que permite a leitura ótica.
Com o MICR, os bancos não têm de utilizar a introdução manual de dados para processar os cheques. A linha MICR é impressa com tinta ou toner MICR, o que permite um processamento mais rápido. De facto, a ABA, a ANSI e a CPA exigem que as empresas imprimam cheques com MICR. Caso contrário, as empresas incorrerão em penalizações ou rejeição.
Transformação digital: Manter o equilíbrio entre a impressão e o digital
O facto de estarmos em 2023 e vivermos numa era automatizada não significa que os cheques e o MICR vão desaparecer. Em 2023, os cheques impressos continuam a necessitar de MICR, e os indivíduos e as empresas de todo o mundo continuam a utilizar os cheques como principal forma de pagamento. Na verdade, 81% das empresas ainda estão usando cheques em papel em suas transações B2B diárias por vários motivos, como seus rastros de papel fáceis de rastrear ou porque certos fornecedores não estão configurados para pagamentos ACH.
Então, como podemos atualizar a impressão de cheques MICR e as transacções B2B para o cenário digital moderno, onde as empresas estão a avançar mais rapidamente e a adaptar-se a ambientes de trabalho remotos? Gerir o stock de cheques pré-impressos para vários clientes diferentes a partir de casa não é o ideal, já para não falar dos protocolos da cadeia de custódia que se tornam mais difíceis de controlar quando se está longe do escritório. A solução é um software inovador de impressão de cheques.
O software de impressão de cheques e a automatização de contas a pagar são o futuro da impressão de cheques para departamentos de contabilidade, bancos, companhias de seguros - na verdade, qualquer sector que necessite de imprimir cheques em 2023. Através da integração com a nuvem, a impressão de cheques pode ser efectuada remotamente, reduzindo significativamente os protocolos da cadeia de custódia necessários para os cheques, ao mesmo tempo que aumenta a produção de impressão e reduz os erros, os riscos de fraude e os custos do stock de cheques pré-impressos e da manutenção de software desatualizado.
Soluções de software de impressão de cheques do Grupo TROY
Felizmente, o Grupo TROY é um especialista em impressão de cheques MICR e em soluções inovadoras de software de impressão de cheques, criando o melhor dos dois mundos para as empresas que fazem negócios através de cheques, mas que precisam de se adaptar a cenários mais inteligentes, mais rápidos e em mudança. Durante 60 anos, a TROY tem vindo a desenvolver soluções para a impressão segura de cheques e não perde tempo a criar soluções para um cenário digital, mas seguro.
Software de impressão de cheques:
O foco do Grupo TROY na transformação digital é evidente no seu desenvolvimento de software de impressão de cheques baseado na nuvem de ponta. Este software não só simplifica o processo de impressão de cheques, como também aumenta a segurança dos documentos. Ao oferecer deteção de fraude em tempo real e fácil integração com impressoras MICR seguras, o software da TROY ajuda as empresas a protegerem-se contra a fraude de cheques, uma preocupação comum na indústria de impressão. As soluções da TROY incluem opções para empresas de todas as dimensões e podem ser específicas para diferentes funções.
- TROY FlexPay: O TROY FlexPay é um software inovador de automatização de contas a pagar da TROY que permite que os proprietários de pequenas empresas que utilizam o QuickBooks paguem aos seus fornecedores como quiserem. Após uma integração perfeita com as suas contas QuickBooks, os utilizadores podem utilizar a plataforma intuitiva do FlexPay para pagar aos fornecedores por ACH, cheque digital, um serviço de preenchimento de cheques, ou imprimir os seus próprios cheques em branco, tudo a partir de uma plataforma segura.
- TROY AssurePay Check: O AssurePay Check é o software de impressão de cheques baseado em nuvem da TROY para empresas de médio a grande porte. Com segurança de software integrada e a capacidade de carregar lotes de cheques e imprimir em vários locais, empresas de todos os tipos podem aumentar a impressão de cheques usando o AssurePay Check, economizando tempo e dinheiro no processo.
- TROY AssurePay Teller: O AssurePay Teller é um software de impressão de cheques baseado em nuvem, projetado especificamente para caixas que trabalham em bancos ou cooperativas de crédito. O AssurePay Teller permite que os caixas reduzam os tempos de espera dos clientes, imprimindo cheques iniciais, cheques bancários e talões de depósito, tudo a partir do software AssurePay Teller, que pode ser acedido através da nuvem, permitindo que os profissionais bancários deixem as estações de caixa desactualizadas no passado.
A transformação digital da indústria de impressão é uma viagem emocionante, repleta de oportunidades para aumentar a eficiência, reduzir os custos e aumentar a segurança. A dedicação do Grupo TROY à digitalização das suas soluções de segurança para a impressão de cheques é um testemunho do seu empenho em ajudar as empresas a adaptarem-se ao panorama em mudança da segurança de documentos e cheques.
Software de impressão de cheques: A transformação digital de que a sua empresa necessita
Num mundo onde a necessidade de soluções de impressão de cheques e documentos seguras, eficientes e personalizáveis é maior do que nunca, a abordagem inovadora do Grupo TROY está a liderar o caminho. Ao abraçar a transformação digital, a indústria da impressão está a evoluir e o Grupo TROY está na vanguarda, assegurando que as empresas podem imprimir cheques e documentos de forma segura na era digital.
Visite a página de soluções da TROY para saber mais sobre as nossas soluções únicas e modernas de impressão de cheques.
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