Contas a pagar 101: Introdução aos pagamentos digitais e automatizados

As contas a pagar são um importante indicador do fluxo de caixa que fornece informações sobre a saúde financeira de uma empresa. É por isso que todos os contabilistas, proprietários de pequenas empresas ou empresários devem compreender o que é e como gerir o processo. Este blogue fornecerá um guia completo para:

● O processo de contas a pagar
● Como calcular, prever e reconciliar as contas a pagar
● A importância da digitalização e da automatização para as contas a pagar e
● Ferramentas para otimizar e simplificar as contas a pagar.

Introdução às contas a pagar

As contas a pagar referem-se a todas as despesas da sua empresa, exceto os salários. Consiste nos seus compromissos financeiros para com todos os vendedores ou fornecedores de bens e serviços da sua empresa. Geralmente, estes compromissos financeiros referem-se a facturas de bens ou serviços que ainda não foram pagos. Assim, as facturas que a empresa paga imediatamente para receber os artigos não contam como lançamentos de contas a pagar.

A par das folhas de pagamento, as entradas de contas a pagar não incluem impostos, benefícios aos empregados e outros pagamentos compensatórios. Centra-se apenas nas facturas recebidas de vendedores e fornecedores. O processo de contas a pagar refere-se às actividades associadas à colocação de encomendas, à receção de facturas e à resolução de pagamentos de facturas. Este processo pode ser categorizado em 4 actividades importantes:

1. Efetuar ordens de compra
2. Receber encomendas efectuadas
3. Receber facturas
4. Pagar a fatura e reconciliar os seus registos contabilísticos.

Embora os dois primeiros sejam auto-explicativos, é importante destacar as actividades em que consistem os dois últimos processos. As facturas são recebidas de diversas formas, dependendo da sua relação com os fornecedores e dos respectivos processos de faturação. As facturas podem ser enviadas por correio eletrónico ou por via postal. Por conseguinte, devem ser corretamente recolhidas para resolver da melhor forma as responsabilidades das suas contas a pagar. Uma vez recolhidas, cada fatura deve ser comparada com os documentos relativos à transação, tais como extractos, entregas, etc. Isto garante que os pagamentos exactos são feitos dentro do prazo estipulado para melhorar as relações comerciais com os fornecedores e alargar a sua linha de crédito. 

Cálculo e previsão de contas a pagar

O processo convencional de cálculo das contas a pagar é moroso e trabalhoso. Por exemplo, a empresa ABC comprou mercadorias a 50 empresas durante um período contabilístico de três meses. Para calcular com precisão as suas contas a pagar, a empresa ABC tem de reunir as suas facturas para calcular o montante que tem de pagar no final da janela de pagamento. 

A consistência com que a ABC efectua os seus pagamentos de contas a pagar também pode ser utilizada para calcular o seu rácio de rotação de contas a pagar (APTR). O rácio de rotação fornece à empresa e aos investidores uma visão do fluxo de caixa da empresa e da consistência com que esta cumpre as suas obrigações financeiras. Para calcular o rácio de contas a pagar, é necessário conhecer parâmetros específicos. Estes incluem: o saldo inicial de contas a pagar (BAP), o total de compras de fornecimentos (TSP) e o saldo final de contas a pagar (EAP). Por exemplo, ABC's: 

● BAP - $10K
● TSP - $40K
● EAP - $12K
● Rácio de rotação das contas a pagar - TSP / (BAP + EAP) / 2 = 40K / (10K + 12K) / 2 = 1,8

Isto significa que os pagamentos de contas a pagar da ABC foram efectuados aproximadamente duas vezes em três meses. Uma diminuição do rácio de rotatividade da ABC para o próximo trimestre significa que a empresa está a demorar mais tempo a pagar aos seus fornecedores e que pode estar com dificuldades financeiras ou que actualizou a sua estrutura de pagamentos aos fornecedores. Um aumento do rácio significa que a empresa está a pagar aos fornecedores a um ritmo mais rápido e pode estar financeiramente sólida. 

Para prever a capacidade da empresa ABC para cumprir as suas obrigações em matéria de contas a pagar, podem ser utilizados dados históricos sobre o rácio de rotação. Se o rácio de faturação da empresa for consistente em 1,8 cada três meses de 90 dias, o número médio de dias necessários para cumprir as facturas é - 90 dias/1,8 faturação = 50 dias. Isto significa que a ABC demora em média 50 dias a pagar aos seus fornecedores. 

O conhecimento dos dados históricos das contas a pagar serve de base para prever as capacidades de pagamento futuras de uma empresa. Estas informações também podem ser aproveitadas para planear futuros pagamentos a fornecedores para aumentar a confiança, eliminar atrasos no fornecimento e deduzir o impacto do aumento das exigências dos clientes no fluxo de caixa.

Contas a pagar vs. Contas a receber

Juntamente com as contas a pagar, as contas a receber também servem como um indicador crucial do fluxo de caixa e do estado de saúde da sua empresa. Tal como definido anteriormente, as contas a pagar centram-se nas suas obrigações financeiras para com os vendedores ou fornecedores de bens e serviços. As contas a receber referem-se ao dinheiro que a sua empresa deve pelos serviços ou bens que fornece.

Embora as empresas recorram a diversas fontes de dinheiro para pagar as contas a pagar, o montante recebido das contas a receber é geralmente utilizado para pagar facturas. Num cenário ideal, uma empresa saudável é aquela que utiliza o dinheiro das contas a receber para cumprir as suas obrigações de contas a pagar, salários e custos operacionais recorrentes sem recorrer a outras fontes de financiamento. 

Otimizar o processo de contas a pagar com automatização

Agrupar manualmente centenas de facturas enviadas por via eletrónica ou física e revê-las antes de efetuar pagamentos é um processo moroso e propenso a erros. Em muitos casos, confiar em processos físicos leva à perda de pagamentos, o que reduz a confiança entre o fornecedor e o destinatário. Felizmente, existem aplicações de software que automatizam o processo de contas a pagar. Estas aplicações fornecem à sua empresa uma única fonte de verdade para reunir facturas, reconciliar contas, automatizar cálculos, efetuar pagamentos e armazenar dados para utilização futura. 

Uma plataforma de contabilidade única e centralizada simplifica o seu processo contabilístico através da digitalização. Em primeiro lugar, elimina a entrada de dados entediantes, remove processos baseados em papel e gera um processo de auditoria digital que reduz o erro humano. Um exemplo é o QuickBooks. As empresas utilizam o QuickBooks Online e o Desktop para simplificar os requisitos de contabilidade e escrituração numa plataforma centralizada. O QuickBooks também é utilizado para armazenar dados de transacções financeiras que formam a base para o processo de contas a pagar de uma empresa, gestão de salários e análise de fluxos de caixa.

O software de contas a pagar de ponta aproveita a informação transacional que o QuickBooks armazena para automatizar o processo de contas a pagar. Estas aplicações integram-se no QuickBooks para aceder apenas a informações cruciais sobre contas a pagar, tais como facturas, encomendas feitas e encomendas recebidas para iniciar o processo. Utilizando os dados do QuickBooks, a aplicação automatiza o processo de auditoria e cálculo para fornecer um painel de controlo único das obrigações de contas a pagar da empresa. 

O software avançado de contas a pagar leva o processo um passo à frente, oferecendo à sua empresa diversas opções de pagamento para satisfazer as facturas. Estas opções podem incluir a utilização de transferências electrónicas, cheques electrónicos e cheques físicos seguros, dependendo do requisito de pagamento de cada fornecedor. 

Porque é que os contabilistas experientes e as empresas de sucesso escolhem o TROY FlexPay

As estatísticas mostram que 70% das empresas com processos de contas a pagar inadequados vão à falência. É por esta razão que as pequenas e médias empresas necessitam de dados financeiros exactos e de uma visão geral para serem bem sucedidas. O TROY FlexPay fornece software chave-na-mão para automatizar, simplificar e gerir o processo de contas a pagar. A aplicação funciona com o QuickBooks para lhe permitir pagar as suas facturas da forma que você e os seus fornecedores preferirem. As opções de pagamento de facturas incluem a utilização de EFT, ACH e cheques físicos para cumprir as suas obrigações de contas a pagar. 

Para além dos benefícios financeiros, as PMEs que utilizam o TROY FlexPay para digitalizar e simplificar os seus processos de contas a pagar obtêm vantagens intangíveis adicionais que incluem

Relações fornecedor-recetor optimizadas: Personalizar as opções de pagamento para satisfazer os diversos requisitos de cada fornecedor reafirma a sua posição como uma empresa fiável e respeitável na perspetiva dos seus fornecedores.

Antecipar as capacidades e necessidades dos fornecedores: A utilização de dados históricos para determinar quando é que os fornecedores cumprem as encomendas e preferem receber os pagamentos permite que a sua empresa seja um melhor cliente para os fornecedores. Compreender as capacidades de um fornecedor também garante que pode personalizar as suas exigências acrescidas de acordo com a sua capacidade de fabrico e entrega. Isto também ajuda a sua empresa a evitar desafios relacionados com o fornecimento.

Aproveitar os dados de referência: A análise de dados históricos de contas a pagar em relação a tendências como o aumento da procura por parte dos clientes permite à sua empresa prever o impacto das tendências na sua capacidade de cumprir as suas obrigações de contas a pagar. 

Para saber mais sobre a racionalização e simplificação das contas a pagar, visite a página do TROY FlexPay ou fale com um representante do TROY Group hoje mesmo.