Modernização das operações financeiras com o AssurePay Check no sistema da Universidade A&M do Texas

O desafio

Gerir as operações financeiras dos 22 membros do sistema da Texas A&M não era tarefa fácil. Com o seu sistema antigo, Secure 32, a universidade enfrentava muitas ineficiências no dia a dia. Clint Merritt, Diretor Executivo de Operações de Gestão Financeira, observou:

"Estava desatualizado, não se baseava na nuvem e exigia que armazenássemos e mantivéssemos tudo localmente. Se algo se avariasse, resolvê-lo sem um recurso técnico tornava-se um sério obstáculo." 

Cada membro do sistema mantinha a sua própria instância separada, criando fragmentação entre os departamentos. Melissa Ray , diretora adjunta de apoio informático, acrescentou:

 "Não podíamos dar apoio a membros individuais do sistema quando os seus processos de verificação falhavam. Não tínhamos visibilidade nem capacidade para importar ficheiros para todo o sistema, o que atrasava significativamente as operações."

As operações quotidianas eram particularmente complicadas. Algumas das ineficiências mais comuns incluíam a aprovação manual de cheques e a dependência de dongles de segurança física para tarefas de impressão. Estes problemas eram agravados pela falta de controlo centralizado, o que dificultava a resolução de erros e o alinhamento com as normas. 

A solução

Depois de receber uma recomendação da Wells Fargo e do Citibank, a Texas A&M fez uma parceria com a TROY para implementar o AssurePay Check, uma estrutura centralizada baseada na nuvem que unificou todas as operações financeiras.

A implementação do AssurePay Check decorreu sem problemas, com a ajuda do forte apoio da equipa da TROY. Melissa Ray destacou a sua importância, afirmando:

 "O conhecimento e a capacidade de resposta da equipa de apoio foram caraterísticas de destaque. Embora tenhamos despendido mais tempo a normalizar as convenções de nomenclatura e os perfis, valeu a pena conseguir a consistência entre os membros do sistema." 

Ao adotar fluxos de trabalho e modelos normalizados, a Texas A&M eliminou a fragmentação, facilitando a gestão de processos entre departamentos.

Funcionalidades como aprovações manuais de cheques e reimpressões tornaram-se perfeitas, melhorando a usabilidade e o sucesso da integração de todos os utilizadores. 

"Ter toda a gente numa única instância torna a vida muito mais fácil. A formação, a implementação e a manutenção são agora simples." - Melissa Ray, Diretora Assistente de Suporte de TI

Os resultados

A implementação do AssurePay Check resultou em melhorias imediatas e de grande alcance nas operações financeiras da Texas A&M:

Processos simplificados: O tempo de processamento de cheques para oito membros do sistema central foi reduzido de até 4 horas para menos de 2 horas por dia, resultando numa poupança de tempo significativa.

Controlo centralizado: A plataforma unificada permitiu às equipas de Clint e Melissa supervisionar e gerir todas as 22 operações dos membros do sistema a partir de uma única instância, proporcionando uma melhor colaboração e apoio.

Redução de erros: A automatização e a normalização dos modelos reduziram os erros e aumentaram a responsabilização, o que foi particularmente útil para resolver rapidamente os problemas quando ocorreram perturbações. 

Facilidade de utilização: A simplicidade do sistema e a rapidez de resposta dos utilizadores de todos os membros do sistema. Os campus mais pequenos notaram melhorias significativas, enquanto os serviços partilhados para entidades maiores se tornaram muito mais eficientes.

Evitar custos: Ao manter todos os processos internamente, a Texas A&M evitou os custos mais elevados associados à subcontratação da impressão de cheques.

A transição do Texas A&M University System para o AssurePay Check demonstra o valor da tecnologia inovadora na modernização das operações financeiras. Através de uma maior eficiência, redução de erros e controlo centralizado, a universidade optimizou com sucesso os fluxos de trabalho de pagamento para um dos sistemas educativos mais complexos e de maior escala do país. Tanto Clint Merritt como Melissa Ray destacam a fiabilidade e a facilidade de utilização do AssurePay Check como factores-chave do seu sucesso, estabelecendo um novo padrão de excelência operacional no ensino superior.

Melissa resumiu-o da melhor forma, afirmando, "Este sistema tornou tudo mais fácil para nós, desde a implementação à manutenção contínua. É uma solução concebida para permitir que as equipas trabalhem sem problemas entre departamentos."