Como um grande distrito escolar transformou a impressão de cheques com o AssurePay Check

O desafio

Quando o software de impressão de cheques de contas a pagar e de salários do distrito escolar chegou ao fim da sua vida útil, o departamento financeiro enfrentou vários desafios. A dependência de um dongle USB físico para o acesso era um grande estrangulamento operacional. Além disso, a falta de suporte contínuo do software deixava a equipa vulnerável a riscos de segurança e falhas técnicas.

A equipa precisava de uma nova solução que eliminasse o dongle USB, proporcionasse uma melhor acessibilidade e garantisse um suporte de software a longo prazo. "Estávamos a trabalhar com tecnologia desactualizada há demasiado tempo, o que estava a afetar a capacidade de todo o departamento de trabalhar de forma eficiente", acrescentou o gestor de salários. "Precisávamos de algo que fosse construído para as necessidades de hoje, não para o passado."

A solução

Após um extenso processo de avaliação, o distrito escolar selecionou o software AssurePay Check da TROY para substituir a sua solução de impressão de cheques desactualizada. A decisão foi motivada pela necessidade de um sistema mais moderno, eficiente e seguro que eliminasse os estrangulamentos operacionais causados pelo software antigo. O AssurePay Check oferecia a flexibilidade do acesso remoto sem a necessidade de um dongle USB físico, proporcionando um alívio imediato dos desafios logísticos que a equipa tinha enfrentado.

O departamento financeiro precisava de uma solução que pudesse simplificar o seu fluxo de trabalho, fornecer um processamento seguro de cheques para as contas a pagar e para os salários e oferecer o tipo de suporte contínuo e as actualizações necessárias para evitar futuros cenários de fim de vida útil. O AssurePay Check preencheu todos esses requisitos e muito mais

Acesso sem dongle USB: Uma das principais razões para selecionar o AssurePay Check foi a sua capacidade de eliminar a necessidade de um dongle USB. Isso ofereceu à equipa mais flexibilidade, permitindo-lhes aceder ao sistema a partir de várias estações de trabalho e até mesmo remotamente, se necessário. 

Suporte a longo prazo e alta disponibilidade: Ao contrário do sistema anterior, o AssurePay Check vinha com suporte contínuo, actualizações regulares e garantia de alta disponibilidade. Isto deu à equipa a confiança de que estariam a utilizar um sistema seguro e fiável no futuro. 

Facilidade de transição: O processo de implementação do AssurePay Check foi tranquilo, com a equipa da TROY a fornecer apoio dedicado para ajudar o distrito a fazer a transição sem problemas. O software foi integrado sem nenhum grande tempo de inatividade, permitindo que a equipe financeira se adaptasse rapidamente ao novo sistema.

"Queríamos uma solução que não só resolvesse o problema atual, mas que também garantisse que não teríamos de enfrentar outra crise de software no futuro. O AssurePay Check deu-nos essa confiança." 

Os resultados

A implementação do AssurePay Check melhorou significativamente as operações financeiras do distrito escolar. A remoção do dongle USB permitiu que a equipa financeira trabalhasse de forma mais flexível e eficiente, acedendo ao sistema a partir de qualquer local sem os constrangimentos anteriores. Esta nova flexibilidade ajudou a otimizar os fluxos de trabalho e a promover uma melhor colaboração entre departamentos.

Além disso, as funcionalidades de segurança melhoradas fornecidas pelo AssurePay Check deram à equipa confiança na proteção de dados financeiros sensíveis, garantindo que todas as transacções eram seguras e estavam em conformidade com os regulamentos da indústria.

Com suporte contínuo e actualizações regulares do software, o distrito já não se preocupa com os riscos de utilizar tecnologia desactualizada ou de enfrentar períodos de inatividade inesperados. A transição para o AssurePay Check foi tranquila, com interrupções mínimas, e o departamento financeiro adaptou-se rapidamente ao novo sistema. Como resultado, a moral da equipa melhorou e o departamento opera agora com maior eficiência, segurança e confiança nos seus processos financeiros.