Um grande sindicato de empreiteiros e construtores utiliza as soluções AssurePay Check e TROY MICR para ganhar eficiência e produtividade nos seus processos de impressão de cheques.

O desafio

O cliente enfrentava vários obstáculos operacionais no seu processo de Contas a Pagar (AP). A equipa estava dependente de uma impressora de cheques ultrapassada que utilizava formulários pré-impressos, um método que se tinha tornado cada vez menos fiável. O software de impressão de cheques que estavam a utilizar não só era antigo e não tinha suporte, como também era demasiado complexo, causando interrupções frequentes.

Sem a possibilidade de receber actualizações ou apoio técnico adequado, o departamento de contas a pagar tinha dificuldade em manter o sistema a funcionar. As constantes avarias da impressora MICR de alimentação de pinos complicaram ainda mais a situação, levando a estrangulamentos e ineficiências no fluxo de trabalho.

Estes desafios tornaram claro que uma atualização não era apenas benéfica, mas necessária para que o departamento funcionasse eficazmente.

A solução

O Analista Programador do cliente liderou a procura de uma solução mais fiável e eficiente.

Inicialmente, considerou várias opções, incluindo a atualização da impressora de alimentação de pinos existente e a utilização de outro software comercial de impressão de cheques. No entanto, muitas destas alternativas exigiam a utilização contínua de formulários pré-impressos, não possuíam capacidades robustas de impressão MICR ou não ofereciam a flexibilidade baseada na nuvem que procuravam. O objetivo era encontrar uma solução que pudesse lidar com as necessidades de software e hardware sem problemas.

Depois de avaliar as opções online, descobriu que o AssurePay Check da TROY se destacava devido à sua interface de fácil utilização, capacidades na nuvem e fortes caraterísticas de segurança, facilitando a gestão e a impressão de cheques a partir de qualquer lugar

O AssurePay Check emparelhado com uma impressora TROY MICR Secure ofereceu uma solução para todos os problemas que o cliente estava a enfrentar.

Tempo de inatividade do software: O AssurePay Check oferece aos clientes 99,7% de tempo de atividade do serviço com o apoio de servidores em cluster do Microsoft Azure e serviços de alta disponibilidade, garantindo que o software estará disponível para impressão de cheques.

Facilidade de uso: A interface de usuário do AssurePay Check permite que os administradores e as contas a pagar obtenham acesso aos principais recursos do software, dependendo das funções de seus usuários. A adição de usuários adicionais ao sistema de nuvem é concluída em questão de minutos.

Eficiências melhoradas: A eliminação de hardware desatualizado e o aproveitamento do stock de cheques em branco permite que as contas a pagar alcancem eficiências operacionais.

"A curva de aprendizagem do AssurePay Check e a capacidade de gerir utilizadores a partir de umadministrativo era praticamente nula porque o software é muito simples e intuitivo. Se eu tivesse de criar um software de impressão de cheques baseado na nuvem, era exatamente assim que funcionaria"

Os resultados

Desde que implementou o AssurePay Check da TROY e as impressoras MICR da TROY, a equipa de Contas a Pagar do nosso cliente registou uma melhoria significativa na eficiência e no fluxo de trabalho geral. A transição para o AssurePay Check reduziu drasticamente o tempo gasto em processos manuais e eliminou grande parte da carga cognitiva desnecessária associada ao seu sistema anterior.

Uma das alterações mais impactantes foi a capacidade de reimprimir facilmente cheques individuais a partir de um ficheiro de lote de cheques existente sem qualquer problema. O que antes exigia comunicação com os membros da equipa e uma introdução manual morosa, agora pode ser feito praticamente sem esforço. Esta nova simplicidade permitiu que a equipa de contas a pagar se concentrasse em tarefas de maior valor e reduziu o stress operacional.

Como resultado, a equipa consegue agora gerar cheques mais rapidamente, com menos erros e interrupções, contribuindo para um processo de impressão de cheques mais simples e fiável.