Sabe o que são contas a pagar? Talvez já tenha ouvido falar e saiba a ideia geral, mas vamos aprofundar um pouco mais. As contas a pagar são o montante que deve aos seus fornecedores pelos artigos e serviços que estes forneceram a crédito ou de acordo com um plano de pagamento específico. Como seria de esperar, o não cumprimento das condições deste contrato de crédito ou plano de pagamento acarreta consequências específicas, como a perda de credibilidade junto dos seus fornecedores ou a perda de fundos devido a pagamentos excessivos.
Agora que a definição está fora do caminho, vem a parte importante. Aproximadamente 82% das pequenas e médias empresas falham nos primeiros 5 anos e a dificuldade com as contas a pagar pode ser a culpada. Para as grandes empresas, a multiplicidade de dados relativos às contas a pagar e o erro humano são as principais causas dos seus desafios. As PME também enfrentam desafios semelhantes e é disso que trata o blogue de hoje.
Entrada manual de dados: Em primeiro lugar, vale a pena referir que os vendedores ou fornecedores nem sempre cooperam com as suas escolhas preferidas para receber facturas. Alguns vendedores podem enviar facturas por correio, outros através do seu e-mail de marketing e alguns enviam facturas a representantes da empresa com quem se sentem confortáveis. Por conseguinte, a recolha destas facturas e dos dados nelas contidos é um desafio. Os processos manuais de introdução de dados requerem a pesquisa em toneladas de correio, tanto físico como digital, para executar os cálculos necessários antes de efetuar os pagamentos. O processo manual é propenso a erros humanos e exige muita mão de obra, o que, como provavelmente sabe, conduz a vários erros. A introdução manual de dados também consome muitas horas de trabalho de funcionários que deveriam estar a dedicar as suas horas de trabalho a funções essenciais da empresa.
Manter o controlo das facturas: Perder o rasto de uma única fatura é um erro fácil de cometer. Mas, quando o extravio de várias facturas se torna uma ocorrência regular, então é provavelmente altura de parar a maré. Embora seja mais fácil reparar numa única fatura e pedir outra a um único fornecedor, perder várias facturas aumenta a probabilidade de algumas passarem despercebidas. Receber a temida chamada de "acompanhamento" de vários fornecedores pode pôr em evidência o fim de algumas relações fornecedor-recetor. É claro que isto é mau para a sua empresa e pode afetar negativamente a sua preparação para a auditoria.
Acompanhamento de ordens de compra: Tal como acompanhar as facturas dos seus fornecedores é crucial para o processo de contas a pagar, também é importante gerar e acompanhar com precisão as ordens de compra. As ordens de compra permitem-lhe acompanhar os artigos que comprou, o custo da compra e quando o pagamento deve ser efectuado. Além disso, permitem pôr ordem num mundo de caos quando se trabalha com muitos fornecedores. Muitas PME saltam a geração de ordens de compra e confiam no contexto histórico ou na intuição para acompanhar as compras, devido às dificuldades associadas à gestão manual das ordens de compra.
Gerir as contas a pagar manualmente é um processo lento e ineficaz, o que nos leva ao último desafio que as PMEs comuns enfrentam - não utilizar a ferramenta correcta. As ferramentas certas são soluções digitais que utilizam a automatização, simplificam os cálculos e centralizam os dados das contas a pagar numa única plataforma.
O TROY FlexPay é uma solução inovadora e fácil de utilizar para as pequenas empresas que procuram otimizar as suas contas a pagar. Com a automatização das contas a pagar do TROY FlexPay, o acompanhamento das ordens de compra e facturas e a introdução manual de dados deixam de ser uma preocupação. Ao integrar o TROY FlexPay com os dados do seu fornecedor no QuickBooks, pode começar a pagar aos fornecedores como quiser, apenas a partir de uma plataforma. O TROY FlexPay dá-lhe a capacidade de optar por liquidar as suas facturas por ACH, cheques digitais, cheques impressos ou um serviço de preenchimento de cheques.
O TROY FlexPay tem muitas vantagens, mas há 5 vantagens principais que vale a pena salientar desde o início.
Centralizar o processo: Trazer todas as facturas e dados de contas a pagar para uma plataforma central ou um plano onde um simples olhar lhe dá uma visão de dezenas de facturas e acordos de pagamento, simplifica instantaneamente o processo. O TROY FlexPay oferece-lhe um ecrã centralizado que lhe permite visualizar as facturas da sua empresa, os requisitos de aprovação e as instruções de pagamento. Isto garante-lhe sempre o controlo total dos dados e do processo das suas contas a pagar. Assim, elimina alguns dos desafios associados ao controlo de facturas e ordens de compra.
Automatizar a entrada de dados: Um dos principais benefícios que o TROY FlexPay traz para a sua mesa é o uso da automação para gerenciar futuras entradas de dados, pedidos de compra e cálculos. O recurso à automatização resolve os desafios que as PMEs enfrentam com o processo de contas a pagar, tais como as actividades de trabalho intensivo e moroso associadas à introdução manual de dados. A automatização também reduz a probabilidade de erros de cálculo devido à introdução manual de dados e à reconciliação de contas. O TROY FlexPay eleva a automatização a um nível superior, fornecendo-lhe lembretes automáticos para garantir que nunca se esquece de um pagamento, de uma ordem de compra ou de um acordo. Assim, garante o cumprimento dos seus acordos e mantém uma relação positiva entre o fornecedor e o destinatário.
Relatórios detalhados: O TROY FlexPay permite-lhe manter registos precisos de todos os dados de contas a pagar. O acesso a dados actuais e históricos fornece à sua empresa uma base para analisar as suas transacções e prever compras futuras. Os relatórios detalhados também garantem a responsabilidade dentro da empresa através do acesso a dados transaccionais de datas específicas, quem autorizou pagamentos específicos e a que fornecedores. A transparência associada aos relatórios detalhados aumenta a preparação para auditorias e elimina erros.
Gestão de fornecedores: A construção de uma relação óptima e digna de crédito com os seus fornecedores garante que as matérias-primas ou os artigos necessários para manter o seu negócio rentável fluam continuamente. O TROY FlexPay garante que pode aceder aos detalhes do fornecedor em tempo real, ajustar as preferências de pagamento, comunicar essas preferências ao fornecedor e agilizar todo o processo de pagamento. Assim, com o TROY FlexPay, pode convencer os fornecedores de que o envio de facturas digitais através dos canais correctos garante que são pagos atempadamente e de acordo com acordos prévios.
Gerir pagamentos por cheque: Uma das características inovadoras do TROY FlexPay é a sua capacidade de suportar as suas opções de pagamento por cheque. Com a aplicação, pode optar por criar cheques digitais ou físicos, consoante os requisitos do seu fornecedor. A flexibilidade de pagamento de cheques que a aplicação oferece é uma caraterística única que a eleva acima da concorrência. O Grupo TROY também apoia a sua escolha de pagamento de cheques, oferecendo-lhe a opção de nos subcontratar a criação de cheques seguros. Com mais de 60 anos a assegurar a segurança da indústria de pagamento de cheques, pode ter a certeza de que os seus cheques estarão protegidos contra a fraude utilizando tecnologias de ponta.
O TROY FlexPay integra-se perfeitamente com as soluções QuickBooks Desktop e Online para garantir as suas opções de pagamento. A centralização, automatização e sincronização com o QuickBooks garante-lhe a eliminação de aproximadamente 60% do tempo gasto na gestão dos processos de contas a pagar. Introduza a automatização e a digitalização nos seus processos de contas a pagar inscrevendo-se hoje mesmo. Para sua maior comodidade, o TROY FlexPay está disponível na loja de aplicações QuickBooks.
Para mais informações, visite o sítio Web dedicado ao FlexPay aqui.